V první části třídílného seriálu jsme si vysvětlili, co elektronické aukce vlastně jsou a jak s nimi začít. Tentokrát se zaměříme na konkrétní rady a tipy, jak s jejich pomocí na nákladech co nejvíce ušetřit.
Foto: Jakub Stadler
Pokud se chystáte na svoji první aukci, nesnažte se vše řešit pomocí aplikace, i když vás to k tomu bude přirozeně svádět. Pokud vybíráte zboží, na které kladete specifické technické požadavky, nebo služby s úzkým a speciálním zaměřením, udělejte výběr na více kol. Předně požadujte přesné technické podklady a až si budete jisti, že právě tyto firmy vám nabízejí přesně to, co požadujete, teprve pak se vrhněte na druhé kolo, tedy vlastní aukci.
„Nebojte se eliminovat firmy nejen z hlediska nabízených předmětů aukce, ale i s ohledem na jejich historii, stabilitu či serióznost. Stejně jako nemá význam do aukce přizvat desítky firem, nemá cenu poskytovat jejím účastníkům nadbytečný časový prostor. Uvědomte si také, že v aukci vám jde pouze o cenu. A tu byste měli řešit výhradně v rámci úzké skupiny firem, které prošly vaším sítem už v předchozím kole,“ vysvětluje Josef Handl ze společnosti Infinity, která se elektronickými aukcemi zabývá.
Pro úplnou představu si nyní nasimulujme standardní průběh nákupu zboží či služeb pomocí elektronické aukce. V první fázi posbíráme od spolupracovníků jejich konkrétní požadavky na nákup zboží a služeb. Následně dojde na schvalovací proceduru, například pomocí workflow, které je integrováno do podnikového informačního systému (ERP). V další fázi pak čeká relativně nejméně automatizovaná práce - musíte vybrat skupiny dodavatelů pro jednotlivé položky aukce a případně položky sloučit do logických skupin. „Nejsnáze to jde v případě, když používáte aukční aplikaci, která umožňuje integraci s ERP systémem. V tom případě máte po starostech,“ říká Handl. Pokud ne, musíte do ní jednotlivé položky a dodavatele „ručně“ přepsat. Ideální také je, pokud aplikace řeší i číselníky, které vám ulehčí práci pro další aukce.
Další průběh, tedy oslovení, komunikaci, aukci, návrh vyhodnocení a zaslání protokolů pak už řeší samotná aukční aplikace. A pokud máte integraci aplikace s ERP, máte výsledky aukce k dispozici rovnou i v podnikovém informačním systému. Pak už jen stačí z výsledných dat vytvořit příslušnou sadu objednávek na vítěze aukce a těšit se na nové zboží či služby. A za nejnižší možné ceny.
V pátečním závěrečném dílu seriálu o elektronických aukcích se zaměříme na konkrétní případy a zkušenosti s elektronickými aukcemi.
V předchozím dílu seriálu jste se mohli dozvědět co to elektronická aukce je a co potřebujete pro její provoz.
