Zájem o zjednodušení a automatizaci fakturace mezi firmami roste. Sdružení pro informační společnost chce proto pomoci dalšímu masovému šíření fakturace bez papírů.
Účetnictví Zájem o zjednodušení a automatizaci fakturace mezi firmami roste. Sdružení pro informační společnost chce proto pomoci dalšímu masovému šíření fakturace bez papírů.
Zkuste si představit následující situaci. Chcete svému známému poslat pozdrav a domluvit si třeba posezení u kávy. Zasednete tedy k počítači a naťukáte dopis v textovém editoru. Pak jej vytisknete, vložíte do obálky a pošlete adresátovi poštou. Ten na druhý den po přijetí obálku otevře, dopis si naskenuje a přečte na monitoru svého počítače. Asi se ptáte, proč byste se „drbali levou rukou za pravým uchem“, když můžete vše rovnou poslat e-mail?
Bohužel ale přibližně takto i v době ovládané elektronickou komunikací funguje v mnoha firmách proces fakturace. Je zdlouhavý, nepohodlný, náročný na pracovní sílu, neekologický kvůli kilogramům spotřebovaného papíru, drahý kvůli poštovnému a náročný na skladové prostory pro archivaci šanonů.
Již několik let je přitom možné se „papírování“ vyhnout, vše vyřídit během okamžiku on-line a ještě na tom ušetřit.
„Denně zpracuje naše firma přibližně 2000 faktur. Klasický proces fakturace vyžadoval celé jedno oddělení, kde na dvě směny pracovalo osm lidí,“ popisuje stav před zavedením e-fakturace manažer elektronického obchodu firmy Activa Tomáš Kot. Na podzim roku 2006 se proto firma rozhodla neúnosnou situaci vyřešit a celý proces zautomatizovat. Pomohla jim v tom firma Corenet, která právě systémy elektronické fakturace vyvíjí.
ELEKTRONICKY „TAK NAPŮL“ ZA MĚSÍC
Výsledek na sebe nedal dlouho čekat. Stačil měsíc a společnost mohla veškeré faktury posílat elektronicky. Systém funguje plně automaticky.
Z vnitřního informačního systému jsou exportována data z objednávky ve formátu XML nebo TXT do souborového systému. Pak jsou tato data spárována s příslušnou šablonou faktury. Poté je vygenerována samotná faktura ve formátu PDF a je podepsána elektronickým podpisem (značkou). V takové podobě je faktura plnohodnotným daňovým dokladem.
Posledním krokem je pak odeslání PDF souboru e-mailem zákazníkovi a zároveň jeho archivace. Popsaný systém de facto není „čistou“ elektronickou fakturací. Při té totiž dochází k přenosu dat mezi dodavatelem a odběratelem ve formátu XML (či jiném). Do čitelné podoby si pak tato data příjemce převede sám. Formát PDF je pouze kompromisem.
„Pro PDF jsme se rozhodli, protože zasílání v XML by bylo pro zákazníky komplikovanější,“ vysvětluje Kot. Zatímco k přečtení faktury v PDF stačí volně stáhnutelný software, pro čtení dat přenesených v XML by musel příjemce disponovat kompatibilním informačním systémem. Jinak řečeno, PDF je pro mnoho firem prozatím přijatelnější a jednodušší ke zpracování.
ÚSPORY A BIČ NA NEPLATIČE
Mezi hlavní přínosy e-fakturace jmenuje Tomáš Kot především úspory. Ty se u Activy za jeden rok pohybují kolem tři čtvrtě milionu korun. Díky zjednodušení a zautomatizování fakturace bylo navíc možné přesunout část zaměstnanců na jinou práci.
„Na oddělení stále musí někdo sedět, protože procento vydaných e-faktur je zatím malé. Zaměstnanci ale stíhají dělat vedle fakturace i jinou práci,“ tvrdí Kot.
Elektronická fakturace také zrychluje platby a funguje jako účinný prostředek na firmy, které se s placením opožďují. Není totiž nic jednoduššího než po obvyklé výmluvě o ztracené či nedoručené faktuře poslat tentýž doklad e-mailem během několika sekund znovu.
„Vzhledem k zákonné povinnosti archivujeme faktury v elektronické podobě deset let. Pokud si to zákazník rozmyslí, můžeme mu poslat fakturu znovu a elektronicky i zpětně,“ vysvětluje Kot. Do budoucna navíc Activa plánuje zřízení extranetu, kde by si zákazníci mohli faktury stahovat sami.
Přestože elektronická fakturace nabízí zdánlivě pouze samé výhody, setkala se Activa u svých zákazníků často s odmítavým postojem. Proto v současnosti přijímá faktury ve formátu PDF pouze 26 procent zákazníků. Cílem je podle Kota dosáhnout elektronizace alespoň u poloviny z nich.
„Někteří ze zákazníků mají obavy z novinek. Jiní zase nechtějí přijímat elektronické faktury kvůli finančním úřadům,“ shrnuje hlavní důvody Tomáš Kot. Finanční úřady totiž podle něj v minulosti nepostupovaly v otázce elektronických daňových dokladů jednotně. Zatímco zejména ve větších městech už se úřadníci s e-fakturami vypořádali, jinde je odmítají přijmout.
„Pokud úředník řekne, že uzná jedině papírovou fakturu, firma si pochopitelně nechce dělat zlo a raději se podřídí,“ míní Kot. Přesto se za poslední měsíce situace zlepšuje a také úředníci se s elektronizací smiřují.
JE MOŽNÉ E-FAKTURU ZFALŠOVAT?
Dalším důvodem odmítání e-fakturace byla systémová omezení ve firmách. „Někde mají workflow fakturace nastavené tak, že by jim přechod na elektronické faktury způsobil problémy. „Těžko pochopitelným argumentem jsou pak obavy z bezpečnosti,“ dodává Kot.
Někteří odběratelé projevili obavy z možného zfalšování elektronické faktury. To je přitom při použití elektronické značky nemožné. „S falešnou e-fakturou jsme se ještě nesetkali, zato s padělanou papírovou ano,“ tvrdí manažer elektronického obchodu firmy Aktiva, která si e-fakturaci chválí.
Kot se setkal i s výtkami, že Activa de facto snižuje náklady na tisk na úkor zákazníků. „Zazněly i připomínky, že my ušetříme a oni si budou muset faktury vytisknout. A to navíc na papír, který jim prodáme,“ popisuje Kot. Tisk elektronicky přijatých faktur ale není nutný. Zákon umožňuje jejich archivaci i v této podobě.
Elektronickou fakturaci sice prozatím využívá poměrně málo českých firem, zájem ale zejména v poslední době rychle roste. Potvrzuje to i Jitka Derencová z obchodního oddělení firmy Editel, dodávající systémy e-fakturace.
ROSTE ZÁJEM O DAŇAVÝ DOKLAD BEZ PAPÍRŮ
„Zaznamenáváme zvyšující se zájem o elektronické fakturování, v současnosti je to velmi atraktivní téma,“ říká Derencová.
Proto Editel pořádá pravidelné semináře, kde výhody elektronizace daňových dokladů vysvětluje zástupcům firem. Jedná také s velkými obchodními řetězci. Derencová míní, že významný podíl firem zatím nemá zájem o kompletní elektronickou fakturaci. Preferují méně komplikované zasílání faktur e-mailem ve formátu PDF. Důvodem je zejména nepřipravenost příjemců faktur na příjem čistě elektronických dat, například ve formátu XML.
Záleží především na tom, jaký systém po dodavateli vyžadují odběratelé. Pokud chce elektronické faktury pouze jeden, firmě se samozřejmě nevyplatí pořizovat si systém za statisíce,“ vysvětluje Derencová.
V oblasti elektronické fakturace se proto angažuje také Sdružení pro informační společnost (SPIS). To už v roce 2003 spustilo akci nazvanou Normální je fakturovat elektronicky. Jejím hlavním cílem je sjednotit pravidla elektronické fakturace a prosadit je v praxi.
Podle Petra Kuchaře z představenstva sdružení je o tuto problematiku mezi firmami velký zájem. Proto pak sdružení zřídilo pětičlennou pracovní skupinu. Ta má za úkol vypracovat jednotný, obecně přijatelný standard na bázi UBL (Universal Business Language – standard definující standardizované obchodní XML dokumenty).
Podle Kuchaře by do konce roku pracovní skupi
na chtěla nadefinovat a popsat jednotlivé položky. Díky tomuto standardu by byla e-fakturace dotažena do konce. Odpadlo by i zasílání faktur e-mailem ve formátu PDF. Uživatelé by si mezi sebou pouze vyměňovali elektronická data.
NORMÁLNÍ JE FAKTUROVAT ELEKTRONICKY
V pracovní skupině figurují zástupci několika významných firem, orientujících se na ekonomický a účetní software. „Právě díky tomu, že zastupujeme značnou část trhu s ekonomickým softwarem, bude možné e-fakturaci sjednotit,“ tvrdí Kuchař.
Sdružení pro informační společnost by podle něj jednalo s přibližně deseti firmami. Ty budou moci výše zmiňovaný standard připomínkovat. Výsledkem pak bude jeho zakomponování do hlavních používaných ekonomických programů.
„Pro uživatele by pak byl přechod k elektronické fakturaci daleko jednodušší. Nic by se pro ně nezměnilo, používali by stejný software, na jaký jsou zvyklí. Jenom by odpadla povinnost chodit s fakturami na poštu,“ popisuje záměry sdružení Kuchař.
Výhody elektronické fakturace
• zpřehlednění, zautomatizování a zrychlení fakturace
• lepší dohledatelnost dokladů
• vyšší bezpečnost
• úspora pracovních sil
• úspora nákladů na tisk faktur
• úspora papíru – ekologie
• úspora nákladů na poštovné
• zamezení vzniku chyb
• snížení nároků na prostory pro archivaci
• zkrácení doby splatnosti faktur
