Digitalizace, automatizace, optimalizace procesů. Je rok 2023 a jen stěží člověk nalezne firmu, která se do jmenovaných výzev ještě nepustila. Většinou to ale dře. Mnohé organizace plýtvají časem a schopnostmi svých zaměstnanců, protože mají nevhodně nastavené procesy a špatně implementované nástroje, které neumějí používat naplno. Ba co víc, špatná spolupráce a komunikace týmů může být pro firmu kritická, jak redakci Euro.cz prozradil šéf brněnské technologicko-konzultační společnosti MoroSystems Tomáš Páral.
„Klient vyvíjel online hry, ale trvalo to dlouho a tým nabral až roční zpoždění. Když hru vydali, zákazník byl nespokojený, hra byla zastaralá, protože se trh a potřeby změnily,“ popisuje odborník. „Problém byl ve špatné komunikaci, lidé a týmy nespolupracovali a nepředávali si informace. Často duplikovali činnosti a ztráceli tím drahocenný čas a kapacitu. Nefungovala revize stavu v průběhu rozpracovaných projektů,“ řekl dále.
Problém napříč sektory
Podobným příkladem nevhodně nastavené digitalizace může být příběh firmy z oboru výroby stavebních materiálů. Ta se potýkala s častým pozdním plněním termínů a překračováním rozpočtů u projektů. Hlavním problémem byl nejednotný kanál pro přijímání zakázek a systém předávání informací a dokumentů při jejich realizaci, v důsledku čehož byla společnost klienty vnímána jako pomalá a drahá.
„Problému jsme se věnovali v několika iteracích a identifikovali jsme více příčin na různých úrovních – procesní, organizační, kulturní i nástrojové,“ zalovil v paměti Páral a dodal: „Nefungoval konkrétní proces v realizaci, nebyl prostor a motivace pro inovace. Dále lidé neznali své poslání a účel, panovaly nefunkční vztahy mezi týmy a absence metrik úspěchu.“
Aby tedy v MoroSystems celou problematiku zjednodušili a zabránili chaotickým změnám, začali pracovat na odstranění nejpalčivějšího problému, a sice pozdních a drahých projektů. To proto, že dle Párala bylo příčinou dlouhodobé přetížení klíčových lidí v realizaci a akceptace zakázek s nereálným termínem a rozpočtem do realizace.
Firemní kultura je důležitá
Potíž je, že s vyplýtvanými zdroji bojují nejen vývojáři, nýbrž prakticky všechny týmy a oddělení. Firmy se potýkají s roztříštěností používaných nástrojů a chybí jim přehled o plánu a stavu aktuálních vývojových projektů.
V MoroSystems se každopádně na podobné nešvary snaží reagovat, a proto se vedení brněnské firmy rozhodlo transformovat svůj tým Atlassian, jenž bude nově vystupovat pod značkou MoroSystems Orchestra a bude se soustředit právě na to, jak pomoci podnikům využít potenciál pro digitalizaci a efektivnější spolupráci lidí v týmech.
„Firmy brzdí neefektivně vedené procesy bez adekvátní nástrojové podpory, v nespolupracujících týmech a prostředích. To vede ke stagnaci, nízké produktivitě práce a ztrátě konkurenceschopnosti. Za 17 let na trhu jsme si mnohokrát ověřili, že za správným fungováním společnosti nestojí jen nástroje, ale také firemní kultura, přístup, ochota spolupracovat a správně nastavené procesy, tak aby se vše vzájemně harmonicky propojilo,“ prozradil Páral redakci Euro.cz jako první.
IT vs. obchod
Čtyřiadvacetičlenná Orchestra, která letos obratově vyrostla o necelou třetinu, přičemž na celkových tržbách moravské společnosti se podílí zhruba ze 40 procent, klade při implementaci či úpravách softwaru důraz na mapování reálných potřeb dané organizace. „Spolupráci začínáme analýzou stávajících procesů, zpětnou vazbou od klíčových uživatelů a následně implementací řešení. Typický příklad je, že u 80 procent klientů pomáháme s efektivním řízením svého projektového portfolia. To může obsahovat desítky projektů s účastí stovek lidí. Hlavním problémem je absence centralizovaného zdroje informací o projektech, což vede k nedůvěře mezi obchodním a IT oddělením,“ nechal se slyšet šéf MoroSystems.
IT oddělení často bojují s odhadem termínů a prioritami úkolů, ale i s řízením kapacity a přetížením svých lidí. Proto se projekty nezřídka zpožďují a dalším týmům se během práce zadání mění pod rukama.
Tým Atlassian, totiž MoroSystems Orchestra v reakci na popsanou situaci staví své řešení na tři pilíře, kterými jsou firemní kultura, byznysové procesy a vyladěné softwarové nástroje. „Například společnosti Sazka jsme pomohli se zavedením Jira Service Management. Toto řešení jsme následně rozšířili o interní service desk a incident a defect management, takže kromě změn a nových požadavků může klient v Jira řídit i opravy chyb a incidentů,“ objasnil na závěr Páral, jehož tým s využitím kapacit, organizací práce, reportingem nebo výkazy hodin asistuje například i T-Mobilu, České spořitelně, eBay nebo Yunexu.
