POUŽÍVÁNÍ OSOBNÍHO AUTA V PODNIKÁNÍ Hlavně u menších firem vedoucích daňovou evidenci je časté, že podnikatel používá osobní automobil, který nikdy nebyl majetkem firmy. Jak má postupovat, pokud chce daňově uplatnit náklady na pracovní cesty s tímto vozem?
Hlavně u menších firem vedoucích daňovou evidenci je časté, že podnikatel používá osobní automobil, který nikdy nebyl majetkem firmy. Jak má postupovat, pokud chce daňově uplatnit náklady na pracovní cesty s tímto vozem?**
V Profitu č. 13/2006 jsme se podrobně věnovali daňovým souvislostem používání osobního automobilu v podnikání. Do redakce nám přišlo několik přání, abychom detailněji popsali případ, kdy podnikatel vedoucí daňovou evidenci používá osobní automobil, který nikdy nebyl majetkem firmy.
POUŽÍVÁNÍ OSOBNÍHO AUTA V PODNIKÁNÍ
CO LZE UPLATNIT
Jestliže podnikatel použije k pracovní cestě vlastní osobní automobil, který není a nikdy nebyl zahrnut v jeho obchodním majetku ani nebyl předmětem finančního pronájmu, může při vedení daňové evidence uplatnit:
- výdaje ve výši sazby základní náhrady za ujeté kilometry,
- náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty,
- cestovní náhrady vymezené v zákoně o cestovních náhradách (stravné, náklady na ubytování, kapesné při zahraniční pracovní cestě a další).
Sazba základní náhrady představuje náhradu za opotřebení vozidla, za jeho opravy a údržbu a za udržování provozuschopného stavu vozidla. U osobních silničních motorových vozidel činí jednotně 3,80 koruny za kilometr (bez ohledu na typ vozu, zdvihový objem motoru, výkon a pořizovací cenu).
Náhradou výdajů za spotřebované pohonné hmoty se rozumí částka stanovená v závislosti:
- na počtu ujetých kilometrů,
- na ceně pohonných hmot,
- na aritmetickém průměru všech údajů o spotřebě uvedených výrobcem nebo dovozcem v technickém průkazu vozidla.
Jestliže poplatník nechce tyto údaje složitě počítat, může pro stanovení náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použít jakýsi paušál - tedy průměrné ceny uplatňované ve zdaňovacím období jejich rozhodujícími prodejci v České republice. Závazný údaj o průměrných cenách (pro daňové účely) zveřejňuje ministerstvo financí ve Finančním zpravodaji vždy po uplynutí zdaňovacího období.
Pro zdaňovací období roku 2005 se tak stalo pokynem MF č. D-296, zveřejněným v lednu 2006. Podnikatel v takovém případě tedy nemusí prokazovat každý nákup pohonných hmot účtenkou (daňovým dokladem) a nemusí tedy prokazovat ani skutečnou cenu, kterou zaplatil.
Jestliže však poplatník chce uplatnit vyšší ceny (nakoupil-li za ceny vyšší, než jsou údaje vyhlášené ministerstvem financí), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).
Zákon o daních z příjmů přitom nestanoví, že by poplatník musel použít ve zdaňovacím období pouze jednu z výše uvedených možností uplatnění ceny pohonných hmot - lze je tedy kombinovat (viz § 24 odst. 2 písm. k bod 3 zákona).
NUTNOSTÍ JE KNIHA JÍZD
Důležitou povinností je vedení knihy jízd, týkající se právě pracovních cest (tedy použití vozu v souvislosti s podnikatelskou činností). Tento dokument musí obsahovat údaj o stavu tachometru k 1. lednu a následně k 31. prosinci kalendářního roku, ze kterého vyplyne počet ujetých kilometrů vlastním vozidlem pro služební účely.
V knize jízd podnikatel uvádí:
- datum jízdy,
- cíl jízdy (město, navštívená firma),
- účel cesty,
- počet ujetých kilometrů,
- typ vozidla a jeho registrační značku.
JAK POSTUPOVAT BĚHEM ROKU
Jeden z čtenářů se ptal také na možné způsoby, jak postupovat během roku, pokud chce mít průběžný přehled o budoucí výši své daňové povinnosti (například pro účely zálohy).
V zásadě lze postupovat třemi způsoby:
1) Při výpočtu náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty podnikatel ocení spotřebu pohonných hmot skutečnou cenou, doloženou doklady o nákupu. Po vyhlášení průměrných cen ministerstvem financí pak zpětně provede úpravu výpočtu.
2) Podnikatel během roku ocení spotřebu pohonných hmot průměrnou cenou určenou v pokynu ministerstva financí pro předcházející zdaňovací období. V lednu příštího roku - po vyhlášení průměrných cen za uplynulé zdaňovací období - pak provede úpravu výpočtu náhrad.
3) Podnikatel bude výdaje za spotřebované pohonné hmoty dokládat průběžně během zdaňovacího období vždy dokladem o nákupu pohonných hmot, který doloží ke knize jízd a cenu za nakoupené PHM použije vždy k výpočtu náhrady za spotřebované pohonné hmoty.
VLOŽIT DO OBCHODNÍHO MAJETKU, ČI NIKOLIV?
Při využívání osobního automobilu pro pracovní cesty se podnikatel musí rozhodnout, zda vozidlo vloží do obchodního majetku, či nikoliv.
Jestliže se rozhodne pro vklad, může pak do daňových výdajů uplatňovat odpisy vozidla, veškeré provozní výdaje včetně výdajů na údržbu automobilu a spotřebu pohonných hmot podle prokázaných dokladů o nákupu pohonných hmot (nelze tedy použít průměrné ceny stanovené ministerstvem).
Jestliže naopak zvolí ponechání vozidla v soukromém užívání, může při jeho využití pro pracovní cesty zahrnovat do daňových výdajů sazbu základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty bez nutnosti jejich prokazování doklady o nákupu.
Pro zvolení jedné z těchto variant neexistuje obecné pravidlo. Záleží totiž na počtu ujetých kilometrů pro služební účely, ceně vozidla, výši odpisů i na výdajích spojených s provozem automobilu. Čím méně kilometrů podnikatel „pracovně“ ujede a čím je vyšší pořizovací cena vozidla, tím spíše se mu vyplatí vložit osobní automobil do obchodního majetku. Je tomu tak proto, že sazba základní náhrady 3,80 koruny za ujetý kilometr soukromým vozidlem pro služební účely je stále stejná bez ohledu na pořizovací cenu automobilu. Naopak při vložení do obchodního majetku je uplatňován odpis, který vychází ze vstupní ceny automobilu -čím je vstupní cena automobilu vyšší, tím je i vyšší jeho daňový odpis.
