Je nějak určena doba, po kterou musíme pro případné kontroly uschovávat důležité firemní dokumenty? Co nám hrozí, pokud bychom je třeba nedopatřením ztratili, nebo byly ukradeny? Jsme společnost s ručením omezeným, ne akciová společnost. čtenář z Prahy 8 Nejdéle - po dobu 10 let - se musí archivovat účetní závěrka a výroční zpráva.
Je nějak určena doba, po kterou musíme pro případné kontroly uschovávat důležité firemní dokumenty? Co nám hrozí, pokud bychom je třeba nedopatřením ztratili, nebo byly ukradeny? Jsme společnost s ručením omezeným, ne akciová společnost.
čtenář z Prahy 8
Nejdéle - po dobu 10 let - se musí archivovat účetní závěrka a výroční zpráva. Ostatní účetní doklady (a doporučujeme i neúčetní doklady) je nutné archivovat pět let. Tato lhůta se v obou případech počítá od konce účetního období, kterého se dokumenty týkají. Při nakládání s těmito dokumenty by se firmy měly řídit pravidly stanovenými v zákoně o archivnictví (č. 97/1974 Sb., v aktuálním znění).
Lhůty jsou v tomto případě shodné pro všechny účetní jednotky, nezáleží tedy na právní formě společnosti. Povinnost dokonce přechází i na případného právního nástupce společnosti. Příslušná ustanovení najdete v § 31 zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.).
Finanční úřad vám může uložit pokutu až do výše tří procent hodnoty aktiv firmy (ta se počítá z účetního období, ve kterém porušení povinnosti vzniklo). Úřad by přitom ale samozřejmě měl přihlédnout k důvodům, proč k archivaci nedošlo.
Mgr. Jan Beneš, právník
