Jak ušetřit na stěhování

Při přesunu do nových kancelářských prostor by měly firmy používat projektového manažera

V současné době řeší mnoho nájemníků otázku stěhování do nových kancelářských prostor. S tím souvisí uvedení současných prostor do původního stavu nebo i jejich přestavba.
Po obchodních jednáních o nájemní smlouvě je na řadě další důležitý krok – vestavba kanceláří od počátku projektu do jeho úplného konce, tedy nastěhování. Během tohoto dlouhého procesu je třeba provést i další úkony, například výběr dodavatele stavby či nábytku. Celý proces pak musí být zkoordinován, aby se vše stihlo v plánovaném termínu.

Největší výhoda

Během tohoto poměrně náročného procesu napadá klienty mnoho různých otázek. Neplatí příliš za interiérovou vestavbu, takzvaný fit-out? Pokud poskytuje majitel budovy příspěvek na výstavbu, z jaké části pokryje celkové náklady? Jaká je pověst a kvalita subdodavatelů? Kdo bude poskytovat a vést výběrová řízení subdodávek, které neposkytuje majitel budovy? Kdo bude dohlížet na kvalitu výstavby a dodržování harmonogramu plánovaného rozpočtu?
To lze zajistit kvalitním projektovým managementem, což ale neznamená, že je klient z procesu vyloučen. Práce projektového manažera spočívá v koordinaci celého procesu, přípravě podkladů a doporučení pro klienta. Asi největší výhodou projektového managementu je za současné finanční krize úspora nákladů. Náklady na projekt lze rozdělit do několika hlavních položek – architekt, projekční práce, fit-out (interiérové stavební práce), kancelářský nábytek, informační technologie a stěhování.
Možnou úsporu nákladů lze předvést na jednoduchém modelu kanceláře o výměře tisíc metrů čtverečních a předpokládaném počtu 60 zaměstnanců, v němž jsou však použité jen dvě nejvýznamnější položky nákladů – na fit-out a kancelářský nábytek.

Fit-out

Náklady na fit-out se dnes pohybují ve standardních případech od pěti do deseti tisíc korun za metr čtvereční. Existují dva možné způsoby, jak zajistit generálního dodavatele na fit-out.
Za prvé fit-out dodá majitel objektu, s nímž se jedná o ceně. Po vypracování projektové dokumentace předloží generální dodavatel návrh rozpočtu. Úkolem projektového manažera je dosáhnout co nejlepší ceny na úrovni cen tržních. V tomto případě lze uspořit minimálně patnáct procent oproti první předložené nabídce při kvalifikované oponentuře a předpokladu detailních technických znalostí.
Na spodní hranici nákladů za metr čtvereční fit-outu, tedy pěti tisíc korun, a možných úspor ve výši patnácti procent lze uspořit 750 tisíc korun – pět tisíc korun krát tisíc metrů čtverečních krát 0,15. V konkrétním případě se pro klienta podařilo vyjednat 50procentní snížení ceny oproti první předložené nabídce stavební společnosti, jež činila osm milionů korun.
Za druhé vyjde generální dodavatel fit-outu z tendru – za těchto podmínek lze většinou dosáhnout ještě lepších cen než v předchozím případě. Za této situace je úlohou projektového manažera zorganizovat proces výběru a vyjednávat ceny jednotlivých položek, které mohou být vyšší než tržní. Zkušený projektový manažer je zcela nepostradatelný z důvodu několikakolového vyjednávání, technických možností a také kvůli jeho osobní zkušenosti s většinou subjektů na trhu.

Kancelářský nábytek

Kvůli dosažení nejlepší ceny se při nákupu kancelářského nábytku obvykle provádí tendr minimálně tří dodavatelů. Při první předložené nabídce poskytují nábytkářské firmy zpravidla zhruba 30- až 40procentní slevu na projekt, přičemž na jednoho zaměstnance se průměrně počítá s 40 tisíci korun na kancelářský nábytek.
Během procesu výběru je úlohou projektového manažera vyjednat snížení ceny a je možné dosáhnout i další úspory ve výši deseti procent. Kromě toho je třeba vyřešit požadavky klienta na nábytek. Při dalších úsporách ve výši deseti procent lze uspořit 240 tisíc korun – 40 tisíc korun krát 60 zaměstnanců krát 0,1. V jednom případě se podařilo pro klienta vyjednat další patnáctiprocentní snížení ceny oproti první předložené nabídce, která již zahrnovala slevu zhruba 40 procent na projekt, jež činila 4,5 milionu korun.
Z příkladu jsou zřejmé finanční výhody, jež přináší projektový manažer. Z jednoduché modelové situace vyplývá, že lze dosáhnout finanční úspory ve výši zhruba milionu korun (750 plus 240 tisíc korun). Projektový manažer je s problematikou dobře obeznámen, čímž se předchází zbytečným nákladům. Zpravidla jde o stavebního inženýra, který se dokáže orientovat v předložených cenách. Na základě mnohaletých zkušeností s projekty podobného rozsahu zvládá další nutné organizační kroky. Proto je další přidanou hodnotou projektového managementu vedení projektu, kontrola časového harmonogramu a koordinace všech jeho složek, aby se klient mohl věnovat vlastnímu podnikání a plánované přestěhování se odehrálo v předem dohodnutém termínu.