Lze číst e-maily zaměstnanců?

Pracovní právo

S rozvojem informačních technologií souvisí i stále častější (zne)užívání výpočetní techniky v pracovněprávních vztazích. Kromě nešvarů, jako je surfování na internetu v pracovní době či používání zaměstnavatelova počítače pro soukromé účely, je často diskutovanou otázkou kontrola elektronické korespondence zaměstnanců. Má zaměstnavatel právo nahlížet do e-mailových schránek zaměstnanců?

Listovní tajemství

Odpověď lze hledat v zákoníku práce a v dalších právních předpisech, které se týkají elektronické komunikace. Zákoník práce jednoznačně stanoví, že používání pracovních prostředků, tedy i e-mailu, pro soukromou potřebu zaměstnance je bez souhlasu zaměstnavatele zakázané. Zaměstnavatel je oprávněn dodržování zákazu přiměřeně kontrolovat. Zároveň však zejména evropská soudní praxe dovodila, že zaměstnanci mají i na pracovišti právo na vytváření a rozvíjení mezilidských vztahů a musí jim být ponechán přiměřený prostor pro soukromé využití e-mailu. Jak tyto zdánlivě neslučitelné zájmy sladit?
E-mailová komunikace je snadná a rychlá, a proto se nelze divit, že zaměstnavatelé mají zájem ji kontrolovat. Jednak chtějí zjistit, zda zaměstnanci plně a efektivně využívají pracovní dobu, a jednak mají zájem, aby z jejich společnosti neunikaly důvěrné informace a materiály. Při kontrole obsahu elektronické pošty se však naráží na první úskalí – listovní tajemství. To zaměstnavateli zakazuje sledovat obsah korespondence zaměstnanců. Porušení listovního tajemství by ve výjimečných případech mohlo být kvalifikováno jako trestný čin.

Není pošta jako pošta

Uvedené však nezakládá absolutní moc zaměstnanců nad zaměstnavateli. Společnost smí v rámci ochrany svých oprávněných zájmů sledovat například počet došlých a odeslaných e-mailů a v odůvodněných případech – vznikne-li podezření ze zneužití elektronické komunikace – i údaje o adresátu a odesílateli. Zkoumání obsahu pošty je však zpravidla vyloučeno.
Zaměstnavatel musí při kontrole schránky zaměstnance – například z důvodu jeho delší nepřítomnosti v práci – počítat s tím, že v ní vedle pracovní pošty může být i korespondence soukromá. Ne vždy však lze soukromé zprávy rozeznat. Zatímco u klasické pošty se ustálila praxe, že na soukromých listovních zásilkách je jméno zaměstnance jako adresáta uvedeno na prvním místě, u e-mailu tomu tak není. Vodítkem proto může být buď výslovné označení zprávy jako soukromé nebo údaje uvedené v jejím předmětu.

Nastavení pravidel

Vyšší potřeba kontroly elektronické pošty je dána zejména u zaměstnavatelů se zvláštní povahou činnosti, například u peněžních ústavů a společností pracujících s různými stupni utajovaných skutečností či s jinak citlivými informacemi. Zaměstnavatelům lze doporučit, aby jasně stanovili pravidla pro využívání e-mailové komunikace a správně nastavili kontrolní mechanismy. Může se to stát například v rámci vnitřních předpisů. Výhodou je, že zaměstnavatelé mohou veškerá práva i povinnosti upravit podrobně. Navíc je možno vydaná pravidla dle aktuální situace měnit, a tím zaručit nejvyšší možnou ochranu svých zájmů. Porušení vnitřního předpisu zaměstnancem navíc může být kvalifikováno jako porušení povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci. Z toho může zaměstnavatel vyvodit důsledky a v krajním případě s takovým zaměstnancem rozvázat pracovní poměr.
Zaměstnavatelé tedy nemohou číst e-maily zaměstnanců, ale mají právo kontrolovat jejich četnost. A zjistí-li porušení povinností stanovených ať už přímo předpisy obecně právními nebo vnitřními zaměstnavatele, mohou v mezích zákona zneužívání výpočetní techniky sankcionovat. Vždy se však musejí vyvarovat nepřiměřeného narušení soukromí zaměstnanců, které je jako ústavně garantované právo nedotknutelné.