E-mailová schránka zemřelého Smrt člověka je sama o sobě tragickou událostí. Vedle citové stránky s sebou přináší mnoho dalších nepříjemností spíše „úředního“ či administrativního charakteru. Jednou z nich může být i nedostupnost e-mailové schránky zemřelého, obsahující důležité dokumenty.
E-mailová komunikace získává na závažnosti. V mnoha oblastech pomalu ale jistě vytlačuje korespondenci klasickou, papírovou. Přes e-mail vyřizují lidé mnoho důležitých věcí, rodinnými záležitostmi, jako je například komunikace s dodavateli stavby rodinného domu, počínaje a obchodní firemní korespondencí konče. Velmi oblíbenými se staly zejména bezplatné adresy a schránky, takzvané freemaily. Poskytují je všechny významné internetové portály či vyhledávače i specializované servery.
Na popud jednoho ze čtenářů Profitu jsme si položili jednoduché, i když poněkud morbidní otázky – co se s e-mailovou schránkou stane po smrti jejího uživatele? Má někdo z příbuzných či spolupracovníků ve firmě šanci dostat se k jejímu důležitému obsahu? A jak často se vůbec podobný problém v praxi vyskytuje? Svůj pohled nám představili provozovatelé nejvýznamnějších českých freemailů i expert na právo v oblasti informačních technologií.
Neaktivní freemaily se často ruší
„Životnost“ e-mailové schránky není, nebo lépe řečeno nemusí být neomezená. Někteří z poskytovatelů freemailů účty uživatelů, kteří se po určitou dobu nepřihlásili, mažou. A to včetně kompletního obsahu, tedy všech zpráv, i bez zjišťování, proč vlastně její majitel přestal služby využívat. Přístup i lhůty jednotlivých provozovatelů freemailových serverů se však liší. Proto je vhodné i na tuto skutečnost při zřizování schránky myslet. Stejně důležité je i zažádat o vydání přihlašovacích údajů zemřelého včas, tedy před zrušením schránky.
Z oslovených českých provozovatelů je k pasivitě uživatele „nejpřísnější“ server Atlas.cz. Podle produktového manažera portálu Jiřího Čermáka Atlas schránku deaktivuje tři měsíce od poslední aktivity. „Za dalších devadesát dnů je potom schránka zrušena,“ dodává Čermák. Pokud pak nejsou využívány ani další služby spojené s registrací, jsou podle Čermáka osobní data likvidována.
Největší český portál Seznam.cz podle mluvčí Rity Gabrielové schránky ruší po šesti měsících. Smaže přitom také všechna data o uživateli, včetně všech e-mailů.
Naopak společnost Centrum.cz pravidelné využívání schránky nepožaduje. „Každý uživatel má u nás schránku natrvalo. Nikdy mu ji nezrušíme, pokud si o to sám nezažádá nebo neporuší pravidla, se kterými se seznámil při založení schránky,“ říká mluvčí portálu Centrum.cz Petr Kapalín. „Schránky nerušíme především proto, že nikdy nemůžeme vědět, z jakého důvodu uživatel schránku nepoužívá, či jestli ji používat znovu začne,“ dodává Kapalín.
Vymýšlet si při registraci se nevyplácí
Za zásadní komplikaci při vydávání přihlašovacích údajů zemřelého uživatele označují poskytovatelé freemailů nesnadnost ověření údajů, jež zadává uživatel schránky při jejím zakládání. Nikdo totiž většinou nekontroluje pravost informací, a proto není výjimkou situace, že má jeden člověk mnoho schránek u různých poskytovatelů a některé z nich zřizoval třeba pod vymyšleným jménem. Proto se například Centrum.cz staví ke sdělení přístupových údajů rodinným přílušníkům velmi rezervovaně. „Partner nebo člen rodiny se dostane do schránky pouze v případě, že zná buď přihlašovací jméno a heslo, anebo odpověď na kontrolní otázku. Pokud ji nezná, bohužel nemůžeme schránku zpřístupnit,“ tvrdí mluvčí Petr Kapalín. „Důvodem je především to, že uživatel nám při registraci neposkytuje žádná osobní data, a proto si nemůžeme být jisti ani tím, že žadatel je skutečně členem rodiny. A schránka může obsahovat citlivé informace,“ dodává.
Atlas.cz je podobně opatrný. „Chápeme situaci pozůstalých, nicméně naší povinností je ochrana osobních dat,“ upozorňuje Jiří Čermák. Podle něj je pak rozhodující postoj právního oddělení firmy. „Samozřejmě se snažíme žadateli v rámci zákona co nejvíce vyjít vstříc. Avšak konkrétní rozsah, způsob a podmínky takové vstřícnosti jsou stanoveny případ od případu,“ říká Čermák.
Pro Seznam.cz je podle Rity Gabrielové rozhodující, kolik identifikačních údajů pro vstup do schránky má k dispozici. „Je nutné také prokázat příbuzenský vztah k zemřelému a předložit úmrtní list,“ uzavírá Gabrielová.
Podle experta na právo v oblasti informačních technologií Petra Otevřela z advokátní kanceláře Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři by provozovatelé freemailů přihlašovací údaje v případě úmrtí pozůstalým sdělit měli. „Pokud to odmítnou, pak by podle mého názoru bylo možno využít ustanovení § 128 občanského soudního řádu. Podle tohoto ustanovení, které lze aplikovat i v dědickém řízení, je každý povinen bezúplatně sdělit soudu informaci, kterou si vyžádá. V dědickém řízení je toto ustanovení aplikovatelné nejen jako právo soudu samotného, ale také jako právo notáře, který vykonává funkci takzvaného soudního komisaře a mimo jiné má za úkol zjistit stav a výši pozůstalosti,“ vysvětluje Otevřel. Proto považuje za správný postup portálu Seznam.cz, tedy ověření skutečnosti, že uživatel zemřel, i ověření totožnosti toho, kdo o údaje žádá. „Pak by měl provozovatel údaje poskytnout,“ tvrdí Otevřel.
Mluvčí oslovených firem se nicméně shodují, že žádosti o vydání přihlašovacích údajů zemřelého uživatele freemailu nejsou časté. Například Seznam.cz podle mluvčí Rity Gabrielové řeší podobný problém průměrně dvakrát za měsíc.
DŮSLEDNĚ VYBÍREJTE POSKYTOVATELE
Někteří poskytovatelé bezplatných e-mailových schránek účty uživatelů, kteří se po určitou dobu nepřihlásili, mažou. A to včetně kompletního obsahu, tedy všech zpráv, a bez zjišťování, proč vlastně majitel přestal služby využívat. Důležité je vědět, že přístup i lhůty jednotlivých provozovatelů freemailových serverů se liší. Při zakládání svého freemailu se proto vždy informujte, jak poskytovatel naloží s vaší schránkou v případě, že svůj účet delší dobu nenavštívíte. Stejně důležité je i zažádat o vydání přihlašovacích údajů zemřelého včas, tedy ještě před zrušením schránky.
Pro firmy freemail není
Méně pravděpodobný, avšak reálný je i případ, kdy freemail využívá například jeden ze společníků firmy či samotný živnostník pro účely podnikání. Získání přihlašovacích údajů, potažmo obsahu schránky, je pak pro společníka či zástupce firmy téměř nemožné. „Společníkům ve firmě se obsah e-mailové schránky neposkytuje,“ tvrdí Rita Gabrielová ze Seznamu. Mluvčí Centrum.cz Petr Kapalín dodává, že podobný případ je málo reálný. „Firmy mají vnitrofiremní komunikaci řešenou jiným způsobem, než je fre
email,“ říká Kapalín. V každém případě ale Centrum.cz postupuje i v případě firmy stejně jako u soukromé osoby. Individuálně by podobnou situaci posuzoval i portál Atlas.cz. „Osobně jsem však vámi popsanou situaci ještě nezažil,“ dodává Jiří Čermák.
Právník Petr Otevřel ale upozorňuje, že například mezi advokáty je využívání pouze freemailových služeb dosud běžné. Nepokládá to však za rozumné. „Každá firma by si měla zajistit profesionální vedení své agendy včetně e-mailů. Používání freemailů v obchodním styku podle mého názoru výrazně snižuje důvěryhodnost takových podnikatelů,“ doporučuje Otevřel. Získání informací z freemailu je totiž podle něj v případě společníka firmy velmi komplikované. „Společník kapitálové společnosti nemá vůči jinému společníkovi žádná zvláštní práva z tohoto titulu. Totéž platí pro společnost samotnou. Zemře-li například drobný akcionář ČEZ, tak pochopitelně ostatní akcionáři ani společnost ČEZ nemají právo na jakékoliv jeho osobní ani jiné údaje. Totéž platí, pokud by šlo o statutární orgán, třeba jednatele společnosti,“ říká Otevřel.
E-mail k internetu je jistější
Poněkud jiná situace nastává u jiného typu bezplatných e-mailových schránek, které jako bonus ke svým službám nabízí poskytovatelé internetového připojení. Ti většinou k samotné přípojce svým zákazníkům zřizují také e-mailovou adresu a schránku nebo webový prostor na svých serverech. Získání přihlašovacích údajů k takové schránce je méně komplikované. Je totiž vždy svázána se smlouvou uživatele a poskytovatele a není tak větší problém prokázat například příbuzenský vztah. Potvrzuje to Michaela Hajná, mluvčí poskytovatele internetových služeb Volný.cz.
„Přihlašovací údaje můžeme poskytnout na základě čísla smlouvy a bezpečnostního čísla. Toto jsou jedinečné ověřovací údaje, které jsou sděleny uživateli po registraci konta (uživatel je může získat i zpětně v případě, že zná heslo a údaje, které zadal při registraci). V případě úmrtí je možné zaslat důkazy o této skutečnosti a například v rámci dědického řízení můžeme údaje sdělit,“ vysvětluje Hajná. Podobná je podle ní situace i v případě, že je uživatelem služeb Volný.cz firma. „V případě, že se jedná o firmu, je nutné v žádosti o vydání přihlašovacích údajů uvést informace, jako je název společnosti, IČ, DIČ a adresa firmy. Pak je možné přihlašovací údaje sdělit například druhému z jednatelů,“ říká Hajná. Podobné řešení je nasnadě i u dalších poskytovatelů, jako jsou společnosti Telefónica O2, UPC a České Radiokomunikace.
I Michaela Hajná však tvrdí, že takový problém je v praxi víceméně raritou. „Opravdu nemám informace, že by u nás k podobným případům kdy došlo,“ tvrdí Hajná. V každém případě je to podle ní natolik výjimečná událost, že by se pravděpodobně řešila individuálně. Potvrzuje tak, že v případě úmrtí většinou vítězí citová stránka věci a pozůstalí řeší závažnější starosti, než je procházení elektronické korespondence pozůstalého.
