Evropská komise (EK) i český Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) mají již několik let při vyšetřování nejzávažnějších forem protisoutěžního jednání pravomoc provést předem neohlášené šetření na místě. V praxi je označováno jako dawn raids neboli nájezd za úsvitu. Loni ÚOHS provedl místní šetření v sedmi společnostech v jejich více než dvaceti prostorách. Dle dostupných informací může takový začátek pracovního dne očekávat stále víc českých manažerů.
Obchodní záznamy
Inspektoři mohou bez předchozího rozhodnutí soudu provést šetření na pozemcích a ve všech objektech, místnostech a dopravních prostředcích, které soutěžitelé užívají. Ti jsou povinni se šetření podrobit. Při šetření mají inspektoři oprávnění vstupovat do obchodních prostor a nahlížet do všech obchodních záznamů. A také prohlížet počítače, mobily a aktovky, kopírovat dokumenty a pečetit obchodní prostory a záznamy či skříně. A požadovat od soutěžitele součinnost k šetření i vysvětlení k obchodním záznamům.
Za obchodní záznamy jsou považovány obchodní knihy a jakékoli jiné dokumenty významné pro objasnění předmětu řízení – smlouvy, seznamy obchodních partnerů, technické specifikace, zápisy z jednání či korespondence soutěžitele s ostatními subjekty v listinné nebo elektronické formě. Soutěžitel není oprávněn odmítnout přístup k žádným dokumentům z důvodu, že jsou soukromého charakteru a nemají povahu obchodních záznamů – takový závěr mohou vynést pouze inspektoři. Nemůže také odmítnout přístup k dokumentům s obchodním tajemstvím. EK i ÚOHS však jsou povinni dbát o jejich utajení. Z kontroly je vyloučena komunikace s advokátem – nikoli však s interním právníkem – byť má vztah k jejímu předmětu. Ve výjimečných případech – je-li důvodné podezření, že se obchodní záznamy nacházejí v jiných než obchodních prostorách, například v bytech fyzických osob – se může šetření provést i v nich, ale pouze s předchozím souhlasem soudu.
Pokuty
S inspektory je lepší spolupracovat. Rozhodnutí EK o šetření je sice přezkoumatelné, ale až po jeho provedení. Za případné obstrukce při šetření kvůli porušení pečeti či za předložení neúplných dokumentů mohou inspektoři uložit pokutu až do procenta celkového obratu za předchozí hospodářský rok. Aby se inspektoři mohli dostavit, musejí mít důvodné podezření, že byly porušeny soutěžněprávní předpisy.
Co tedy v případě kontroly dělat? Základem úspěchu je příprava. Z praxe vyplývá, že společnosti, které proškolily zaměstnance a přijaly směrnici pro postup při místním šetření, je zvládají lépe.
Deset opatření
Pro úspěšné zvládnutí případného místního šetření je třeba učinit deset opatření. Za prvé je třeba zkontrolovat mandát ke kontrole. Ten musí stanovovat subjekty, kterých se kontrola týká, kdy začne, co je jejím předmětem a účelem, a kdo ji bude provádět. A také provést identifikaci inspektorů. Za druhé je nutné posadit inspektory do místnosti, ve které nejsou žádné dokumenty a připravit pro ně zázemí. A potvrdit, že společnost je připravená plně spolupracovat. Za třetí kontaktovat interního právníka či advokáta. V případě spolupráce mohou inspektoři pozdržet šetření až do jeho příjezdu – zhruba 30 minut. Za čtvrté zorganizovat interní tým – člena managementu, specialistu na informační technologie, právníka, vedoucí úseků a osoby sledující činnost jednotlivých inspektorů. A každý krok inspektorů monitorovat, pořizovat si kopie všech dokumentů a zaznamenávat si všechny úkony, jejich obsah, každou otázku a odpověď. Za páté informovat zaměstnance o přítomnosti inspektorů a o nutnosti spolupracovat.
Za šesté je nutné spolupracovat. Za sedmé zajistit, aby nebyla porušena pečeť. Za osmé požádat inspektory o vyjádření k průběhu kontroly. Za deváté mít přehled o dokumentech a informacích poskytnutých inspektorům. A za desáté je třeba zvážit další postup.
