Implementace informačních systémů
S rozhodnutím, zda implementovat, tedy zavést nový informační systém, se v posledních letech potýká mnoho společností. Cíl je jasný: zajistit zefektivnění interních a externích procesů společnosti a v důsledku toho i její další růst. Přestože by se mohlo na první pohled zdát, že zavedení informačního systému je záležitostí ryze technickou, nelze opomíjet ani právní stránku věci - tedy kvalitní zpracování smluvní dokumentace, aby byly plně chráněny zájmy obou smluvních stran.
Rizika a smluvní dokumentace
Kvalitní a důkladně připravená smluvní dokumentace, kterou ve většině případů tvoří několik specifických smluv (o implementaci informačního systému, licenční a o údržbě a podpoře), je základní podmínkou eliminace základních rizik spojených se zavedením informačního systému. Především riziko prodlení, které je spojené s dokončením zavedení nového systému a nemožností jej užívat. Dále riziko zavedení systému, který nebude splňovat původní požadavky. A konečně riziko náročných sporů plynoucích z chybného zavedení informačního systému. Na co se tedy v souvislosti s přípravou smluvní dokumentace zejména zaměřit?
Nepochybně na co nejpřesnější vymezení předmětu implementační smlouvy a zejména popisu informačního systému a jeho funkčnosti. Zmíněné složky totiž tvoří základní východisko pro posouzení, zda dodaný informační systém vyhovuje požadavkům objednatele, tedy poskytl-li jeho dodavatel řádné plnění. Většina objednatelů informačního systému však bohužel nemá v době jednání o uzavření smlouvy přesnou představu o jeho konečné podobě. Je to logické. Vedení společnosti má většinou jasnou představu, co od nového informačního systému očekává, neví však, jak toho bude možné technicky dosáhnout. Na druhé straně ten, kdo informační systém zavádí, není schopen v okamžiku jednání o podmínkách budoucího zavedení zcela přesně definovat všechny firemní procesy, které bude třeba do něj zahrnout.
Implementační smlouva a spolupráce
Implementační smlouva proto obsahuje pouze částečnou specifikaci informačního systému. Jeho přesný popis je přenesen do první fáze samotného zavádění - předimplementační analýzy. Je proto nezbytné, aby implementační smlouva zcela přesně stanovila, jak bude analýza před zaváděním probíhat, a zejména jasně vymezila požadavky smluvních stran na její výstup. Ten bude následně sloužit jako základní zaváděcí dokument. Vzhledem k významu výstupu analýzy před zaváděním je při stanovování harmonogramu plnění třeba počítat s přiměřenou dobou pro jeho případné úpravy a doplnění. Měl by totiž plně odpovídat představám objednatele o funkčnosti nového informačního systému a navržené řešení by současně mělo být technicky proveditelné.
Je rovněž třeba co nejpřesněji vymezit způsob a rozsah jejich spolupráce, zejména kvůli rozsahu nezbytné součinnosti objednatele, když se provádí zavádění. Opomenout nelze ani přesné a funkční vymezení eskalace problémů, jež vzniknou v průběhu zavádění, tedy detailní rozdělení jednotlivých subjektům a členům řešitelských týmů obou smluvních stran. Správně nastavený eskalační proces totiž podstatně urychluje řešení všech sporných záležitostí a významně tím omezuje riziko prodlení spojené s dokončením zavádění.
Proces akceptace
Při přípravě smluvní dokumentace nelze opomenout ani stanovení přesného a jednoznačného procesu akceptace. Zejména toho, v jakých případech je zavádění akceptovatelné a která ze smluvních stran provede přijímací testy. Velice často je to právě objednatel, jenž si v praxi ověří, zda zaváděný informační systém vyhovuje všem jeho požadavkům.
Zavádění především rozsáhlých informačních systémů je tedy nejen technickou otázkou, ale i - zejména v první fázi celého projektu - právní. Při zavádění informačního systému je stejně jako v jiných obchodních případech třeba precizně specifikovat práva a povinnosti smluvních stran, aby provedení projektu proběhlo k jejich vzájemné spokojenosti.
