Účast na zahraničním veletrhu je mnohdy možné zaplatit i v korunáchNa jednotném evropském trhu, jehož se zhruba za rok staneme součástí, se mohou objevit výstavy a veletrhy, které se pro české podnikatele stanou zajímavější. A nemusí to být jen v sousedních zemích.
Účast na zahraničním veletrhu je mnohdy možné zaplatit i v korunách
Na jednotném evropském trhu, jehož se zhruba za rok staneme součástí, se mohou objevit výstavy a veletrhy, které se pro české podnikatele stanou zajímavější. A nemusí to být jen v sousedních zemích. Umět je ale mapovat, případně se na nich prezentovat může být pro mnohé malé a střední firmy obtížné.
Někomu se mohou zdát největším problémem finance. Vždyť malé a střední firmy jich asi nikdy nebudou mít nazbyt, a tak účast na zahraničním veletrhu může být pro mnohé z nich na žebříčku firemních priorit až v dolní části. V ybrat vhodnou výstavní akci, připravit se na ni a pak se na ní prezentovat se může zdát někomu snadné. Lze se setkat i s odpovědí, že od toho je pracovník pověřený marketingem, aby vybral vhodnou akci, a sekretářka zase může zajistit a připravit vše, co je potřebné - ubytování, přepravu, do zemí, kde je to potřeba, obstará víza, případně zjistí, zda je potřebné nějaké očkování apod. Zapomíná se však, že se lehce na něco zapomene, něco přehlédne, k tomu mnohdy chybí zkušenosti, a tak i opomenutá zdánlivá maličkost se může proměnit ve větší problém. Například při velkém, prestižním veletrhu v zahraničí bývají ubytovací kapacity ve městě konání rezervovány již třeba půl roku a mnohdy i déle dopředu. Kdo si vzpomene na poslední chvíli (třeba měsíc či dva před veletrhem), může sehnat ubytování až sto kilometrů od výstaviště.
Samotný stánek k úspěchu nestačí
Pro úspěch na veletrhu - jak domácím, tak zahraničním - nestačí samozřejmě mít jen výstavní stánek. Je vhodné si již dopředu zajistit jednání s potenciálními partnery, pro některé z nich mít připraven i program (ať již je to speciální přehlídka zboží nebo třeba pracovně společenský oběd). Program je dobré mít připravený i pro vybrané pracovníky firmy, od nichž chceme, aby na veletrhu získali co nejvíce poznatků. Vhodné je mít i připravenu předváděcí či nějakou doprovodnou akci na stánku, ve městech, kde je České centrum (například v Mnichově, Berlíně, Paříži), lze využít i některých jeho služeb - třeba pro uspořádání rautu pro obchodní partnery a další významné hosty.
Nákup služeb
Lepším řešením by měl být nákup všech těchto služeb. Tedy obrátit se na některou ze specializovaných agentur, které mají zkušenosti a také kontakty na řadu zahraničních partnerů, s nimiž mají uzavřené příslušné smlouvy. Pokud si firma vybere seriózní agenturu, neměl by být žádný důvod k námitkám, že využívání jejích služeb je vyhazování peněz za něco, co si firma může udělat sama a levněji. Ve skutečnosti by tomu tak být nemělo. Agentury totiž díky tomu, že mají stálé partnery, získávají výrazné slevy, provize. Mají slevy množstevní (např. hodně dlouho dopředu mohou rezervovat na své jméno větší počet lůžek v hotelích na dobrých místech veletržního města), některé zase za objednání ve větším časovém předstihu ad. Tak může agentura nabídnout klientovi výrazně výhodnější cenu, než jakou by získal, pokud by si služby zajišťoval sám a z agenturních slev. A z provizí ještě zůstane dostatečný zisk pro agenturu.
Poradenství a služba na míru
Další výhodou využití agentur pro zajištění veletržní účasti a firemního programu bývá služba na míru a mnohdy i určité poradenství. Firma tak od agentury dostává hotový produkt - zajištění cesty, pojištění, ubytování, sjednání obchodních schůzek a jejich materiální zajištění, zajištění doprovodného programu, případně další služby, které si přeje. Pamatovat může i na „oddechový program“ - kdo jede na nějaký veletrh poprvé, nemá asi představu, jak bude na samotném veletrhu vytížen, co bude chtít vidět i mimo veletrh, případně kolik prostoru bude mít na sjednání kontaktních, obchodních schůzek mimo veletrh. Agentura by měla umět podat i některé základní informace, které mohou pracovníkovi firmy usnadnit vytvoření si představy o vytížení a časovém harmonogramu na pro něj dosud neznámém veletrhu.
Služby veletržních zastoupení
Významné větší zahraniční veletrhy, respektive veletržní správy, mají své zastoupení v České republice. I ony mohou českým účastníkům pomoci při organizaci jejich účasti na veletrhu, který tato správa pořádá. Přitom mnohdy lze výstavní plochu a služby spojené se stavbou a pak samotným provozem výstavního stánku platit přímo v českých korunách. Obdobně je tomu u zajištění vstupenek či katalogu nebo zajištění ubytování. Tyto služby mohou využívat jak vystavovatelé, tak návštěvníci. Služby jednotlivých zastoupení zahraničních veletrhů v ČR se pochopitelně mohou svým rozsahem lišit. Proto jsme se obrátili na tato zastoupení s anketní otázkou, jakými službami konkrétně mohou usnadnit českým podnikatelským subjektům účast či návštěvu veletrhu pořádaných jejich výstavní správou. Ptali jsme se na možnost plateb v korunách přímo v ČR, na zajištění výstavby stánku, pomoc při propagaci, spedici či ubytování, zda mohou pomoci při organizaci doprovodného programu či při organizaci obchodních jednání, zda pro novináře zajišťují akreditaci předem apod. Došlé odpovědi, byť rozdílného rozsahu, pro lepší orientaci čtenářům přinášíme:
Eva Václavíková, výhradní zastoupení Deutsche Messe AG, Hannover v ČR
Co poskytujeme vystavovatelům
Zajištění přihlášky a platby v korunách: Přihlášením vystavovatele z České republiky k účasti na veletrhu pořádaném v Hannoveru vstupují v platnost podmínky pro vystavovatele platné pro daný veletrh. Smluvním partnerem českého vystavovatele jsou přímo veletržní správy Deutsche Messe AG, tudíž i platební styk probíhá v eurech. Pokud však vystavovatel uzavře smlouvu o zajištění účasti na veletrhu takzvaně „na klíč“ (včetně platby za pronájem výstavní plochy a další služby) s některou českou výstavářskou firmou a uvede tuto informaci do přihlášky, uhradí výstavářské firmě platby v korunách. Ta je pak uhradí veletržní správě v eurech. Záleží na znění smlouvy, kterou tyto dva subjekty uzavřou. Zajištění výstavby stánku: Vystavovatelé mají už v momentu podání přihlášky k účasti na veletrhu v Hannoveru možnost objednat si některý z typizovaných stánků nabízených veletržní správou Deutsche Messe AG. Ty také zahrnují základní služby související s účastí. Pomoc při propagaci: Součástí poplatku za výstavní plochu je i paušální příplatek za propagaci. V jeho rámci má vystavovatel možnost si objednat celou řadu propagačních materiálů k danému veletrhu - například pozvánky, prospekty, plakáty atd. Pomoc při spedici zboží na stánek: Na výstavišti v Hannoveru mají své pobočky významné speditérské firmy s celosvětovou působností. Pobočky těchto spedičních firem jsou vystavovatelům k dispozici i v naší republice. Není tudíž problém objednat si dodání, manipulaci a eventuálně i skladování obalového materiálu přímo u pobočky spediční firmy v České republice a po příjezdu na výstaviště kontaktovat speditérskou firmu k dalšímu jednání. Ubytování (s platbou v korunách): Ubytování pro vystavovatele i návštěvníky je zajišťováno dceřinou společností veletržní správy Travel2Fairs se sídlem v Hannoveru. Pokud však vystavovatel nebo návštěvník raději použije služeb české cestovní kanceláře, je mu k dispozici nabídka několika cestovních kanceláří, s nimiž dlouhodobě spolupracujeme. Mohou mu zajistit ubytování podle přání a možností. Seznam těchto cestovních kanceláří je k dispozici v naší kanceláři, nebo na naší internetové stránce. Další pomoc: Vystavovatelům nabízíme a poskytujeme bezplatné konzultace k organizaci veletržní účasti. Tuto nabídku využívají zejména noví vystavovatelé, kteří se veletrhu v Hannoveru účastní poprvé. Konzultace jim pomůžou při orientaci v nabídce služeb souvisejících s jejich účastí na veletrhu.
Co poskytujeme návštěvníkům
Pomoc při organizaci cesty - doprava, ubytování (v Kč):
Návštěvníkům, stejně jako vystavovatelům, veletrhů v Hannoveru zajistí kompletní služby dceřiná společnost veletržní správy Travel2Fairs se sídlem v Hannoveru. Pro návštěvníky nabízí služby také řada českých cestovních kanceláří (seznam je k dispozici v naší kanceláři nebo na internetu), a to organizaci individuálních cest i organizaci zájezdů na veletrhy včetně zajištění vstupenek v Kč. Ty mohou návštěvníci ostatně získat i přímo v naší kanceláři. Pomoc, resp. organizace doprovodného programu: Přehled odborného doprovodného programu veletrhů je před veletrhem na internetu na adrese www.messe.de. Veškeré informace potřebné k organizaci doprovodného programu lze získat rovněž na internetové adrese www.messe.de, e-mailem na adrese anke.vollmann@messe.de nebo frank.roepke@messe.de, tel.: +495 118 931 257, fax: +495 118 931 658. Katalog: Seznamy vystavovatelů veletrhů jsou k dispozici na internetu (www.messe.de) obvykle už několik týdnů před zahájením veletrhu. V písemné formě jsou katalogy k dispozici v naší kanceláři nebo u spolupracujících cestovních kanceláří obvykle asi dva týdny před veletrhem. Akreditace novinářům: Novináři se mohou akreditovat již před začátkem veletrhů (formulář na internetu na adrese www.presse.messe.de) a bude jim předem zaslán tiskový průkaz, dobropis na katalog a parkovací karta pro novináře. Během veletrhů probíhá akreditace u hlavních vchodů na výstaviště a v tiskovém středisku. Pomoc při organizaci obchodních jednání - domluvení schůzek, vytipování vhodných partnerů, zajištění místa atd.: Veletržní správa nabízí návštěvníkům tzv. Visitors´Lounge uprostřed Informačního centra na výstavišti. Návštěvníci mají možnost pronajmout si v tomto servisním zařízení místnosti na jednání. Rezervace a informace o cenách: incoming@messe.de, tel.: +495 118 938 013, fax: +495 118 938 003. Rezervace možné i na místě.
Renata Habásková, RONEX
Ronex byl ve svých odpovědích velice stručný, ale také výstižný, když napsal: vše, co ve své otázce uvádíte jako pomoc vystavovatelům, provádíme. Na veletrhy dotované MPO zajišťujeme i tuto dotaci. I z této stručné odpovědi tak vyplývá, že vystavovatelům i návštěvníkům zajišťuje přihlášky a platby v korunách, zajištění výstavby stánku, pomoc při propagaci, pomoc při spedici zboží na stánek, ubytování (s platbou v korunách), pomoc při organizaci cesty - doprava, ubytování (v Kč), katalog, pomoc při organizování doprovodných akcí a pomoc při zajišťování obchodních jednání s případnými partnery.
Jaroslav Vondruška, EXPO-Consult+Service, s. r. o., zástupce Messe München a Hungexpo Budapest pro ČR
Co poskytujeme vystavovatelům
- Zajištění přihlášky a platby v korunách
- Pomoc při propagaci
- Zajištění výstavby firemního stánku
- Pomoc při spedici zboží na stánek
- Ubytování (s platbou v korunách)
- Další pomoc: vymáhání daně z přidané hodnoty (Mwst.)
Co poskytujeme návštěvníkům
- Pomoc při organizaci cesty - doprava, ubytování (v Kč)
- Katalog
- Akreditace novinářům není třeba předem.
- Pomoc, resp. organizace doprovodného programu: každý se hlásí na přednášky sám přes internet.
- Pomoc při organizaci obchodních jednání: domluvení schůzek, vytipování potenciálních vhodných partnerů, zajištění místa atd. nezajišťujeme.
Karel Dach, TERIS 2002, a. s. zástupce veletržních řetězců OVERSEAS EXHIBITION SERVICES Ltd. pro Českou republiku a dalších veletrhů
TERIS 2002, a. s., má zkušenosti s organizací výstav na všech pěti kontinentech. Je zástupcem veletržních řetězců OVERSEAS EXHIBITION SERVICES Ltd. pro Českou republiku s převažujícím teritoriálním zaměřením na asijské země. Dále zastupujeme americkou společnost PENN WELL a její prestižní veletrhy POWER GEN v lokalitách Evropa, Asie, Střední východ a Amerika a vybrané individuální veletrhy včetně stavebního a potravinářského veletrhu v Bagdádu. Klientům poskytujeme komplexní servis, a to jak v oblasti technického zabezpečení veletržní prezentace, tak doprovodných a společenských programů i úplné zabezpečení pobytu specialistů v místě konání veletrhu. Jako IAT A agentura vystavujeme cenově nejvýhodnější letenky do všech kontinentů. Naše společnost je členem celosvětové rezervační hotelové sítě Gulliver. Vybavujeme své klienty hotelovými poukázkami, které klienti zaplatí bezhotovostně v českých korunách. Ceny jsou výrazně nižší než pultové prodejní ceny hotelů. Zabezpečování pronájmu aut renomovaných půjčoven všude ve světě je samozřejmou součástí nabídky. Při odbavování zásilek do zahraničí pomáháme klientům jak formou konzultací, tak přímým celním a spedičním odbavením v tuzemsku i v zahraničí. S klienty spolupracujeme i při hledání vhodných obchodních partnerů v místě konání veletrhu. Každoročně vydáváme nabídkový katalog realizace firemních účastí na zahraničních výstavách a veletrzích. Klientům společnosti je k dispozici podrobný manuál přípravy na technickou i doprovodnou část výstavy. Vyvíjíme expertní veletržní systém TERIFES, s jehož pomocí mohou klienti na internetu interaktivní formou spočítat náklady spojené s technickou realizací veletrhu i s fyzickou účastí na něm.
Karel Mrázek, K+M EXPO, s. r. o., zastoupení veletržní správy Messe Frankfurt GmbH
Vystavovatelům a návštěvníkům poskytujeme následující služby:
Vystavovatelům:
- zajištění výstavní plochy, doporučení firem, které se zabývají výstavbou stánků a mají dlouholeté - - — zkušenosti v této oblasti (naše zastoupení stavbu stánků neprovádí), spedici atd.,
- zprostředkování ubytování ve Frankfurtu a jeho okolí,
- poradenskou službu související s prezentací firmy a jejího umístění na příslušném veletrhu
Návštěvníkům:
- vytipování vhodného veletrhu k návštěvě,
- vstupenky a katalogy (bezplatně při zakoupení permanentní vstupenky),
- kompletní servis deseti cestovních kanceláří v ČR a SR, se kterými spolupracujeme a které zajistí podle požadavku dopravu a ubytování i v českých korunách, vstupenky,
- ve spolupráci s veletržní správou další služby, jako je např. tlumočení.
Jaroslav Čepek, Incheba Praha
Českým podnikatelským subjektům můžeme usnadnit účast v roli vystavovatelů na zahraničních veletrzích komplexním zajištěním všech souvisejících služeb. Pomůžeme jim s výstavbou stánku, který jsme schopni připravit na klíč, a to od nejjednodušších expozic až po zcela atypické. Dále zajišťujeme úklid, ostrahu stánku, celní a spediční odbavení, po zabezpečení parkování, stravování atd.
ILUSTRAČNÍ FOTO: DEUTSCHE MESSE AG
