Nová evropská direktiva slibuje elektronické doklady a smlouvy s plnou jistotou. Firmám se otevřou nové příležitosti
Digitální dokument má stejnou hodnotu jako listina s podpisem a razítkem. Žádný úřad v žádné zemi Evropské unie nesmí odmítnout dokument jen proto, že není papírový. Žádný úřad v žádné zemi unie přitom nesmí stanovit přísnější požadavky na náležitosti digitálních dokumentů, než jaké stanoví normy vydané Evropským institutem pro telekomunikační normy (ETSI). To jsou některé z hlavních bodů direktivy, která konečně prošla výbory Evropského parlamentu, v červenci bude předložena plénu a v říjnu by měla být vydána ve sbírce listin. Výbory navrhly řadu změn, takže na finální text budeme s napětím čekat, nicméně o výše uvedených principech existuje shoda.
Díky dokumentům s elektronickým podpisem se má každá firma snadno účastnit tendru v jiném členském státě a každý občan ucházet o studium kdekoli. Je samozřejmě velká otázka, zda mohou digitální dokumenty něčeho takového dosáhnout. Ale zcela jistě ukončí současnou praxi, kdy jsou dokumenty vytvářeny v počítači, posílají se emailem a uchovávají v digitálních archivech, ale kvůli formálním záležitostem se ještě navíc tisknou a ukládají do šanonu. Otázka pouze zní, jak rychle si firmy změny všimnou a jak rychle na ni zareagují.
Členské státy budou mít na implementaci nové direktivy dva roky, ale k rozhodující změně dojde už ve chvíli jejího přijetí. Kdo chtěl uchovat digitální dokument v právně použitelném stavu rok nebo dva, ten to mohl učinit už dosud. Problém vznikal spíše u dlouhodobějších dokumentů. Bude možné je za 15 nebo 20 let bez problémů zobrazit na budoucích zařízeních? Bude možné snadno prokázat, kdo byl kdysi jejich původcem, že k tomu měl potřebné oprávnění a že během archivace nebyl pozměněn obsah? Pokud na podzim letošního roku vytvoříte dokument přesně odpovídající specifikacím, budete mít jistotu, že české úřady budou takový dokument akceptovat a nejpozději od ledna 2017 jej budou akceptovat úřady ve všech zemích EU.
NOVÉ ZKRATKY PRO ZAPAMATOVÁNÍ „Magické“ normy, podle kterých se vše točí, upravují skupiny formátů rozšířené specifikace elektronického podpisu PAdES, CAdES a XAdES. Na tato nová slova si budeme muset zvyknout, nejspíš se stanou stejně běžnými jako třeba PDF (PDF speci? kuje formát vlastního dokumentu a vyplývá z něj možnost jej správně zobrazit, PAdES a další specifikují způsob připojení elektronického podpisu a vyplývá z nich možnost prokázat pravost dokumentu „nade vši pochybnost“).
Podle toho, co víme o vývoji IT odvětví, je vysoce pravděpodobné, že se v nabídkách firem objeví informační systémy pro dodržení dokumentových norem za miliony nebo desítky milionů korun. Již dnes jsou běžně dostupné nástroje umožňující vyhovět všem novým předpisům v rámci stávajících informačních systémů s minimálním přizpůsobením a minimálními náklady. O to zajímavější je současná změna.
Direktiva o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce (tak zní celý název) navíc zasazuje práci s digitálními dokumenty s právním účinkem do širšího kontextu. Zároveň s nimi řeší také otázky elektronických dokladů, vydávání certifikátů a důvěryhodného doručování. Což například znamená, že elektronická doručenka vydaná českým systémem datových schránek bude úřady ve všech evropských zemích respektována jako nezpochybnitelný důkaz (datové schránky totiž mají všechny náležitosti, které direktiva požaduje, a technologie vyhovují normě CAdES).
DELETE MÍSTO SKARTOVAČKY Možná si vybavíte scénu ve filmu Hvězdná pěchota, kdy důstojník armády budoucnosti vybavený vědeckofantastickými zbraněmi roztrhne papírovou smlouvu podepsanou plnicím perem. Již dnes víme, že tak budoucnost vypadat nebude a že likvidace dokumentu by probíhala nudným stiskem klávesy „delete“ (nebo odpovídajícího ovládacího prvku budoucích počítačů). Nebude to trvat až do dalšího století. Plnohodnotné a všeobecné nahrazení papírů s razítkem je otázkou nejpozději nejbližších let.
O autorovi| MARTIN VONDROUŠ, ředitel divize LongTerm Docs ve společnosti Software602
