KANCELÁŘ V MOBILNÍM TELEFONU Mít neustále po ruce všechny e-maily, kalendář plný nejnovějších údajů a adresář pořád aktualizovaný správnými údaji. Sen? Ne. Skutečnost.
KANCELÁŘ V MOBILNÍM TELEFONU Mít neustále po ruce všechny e-maily, kalendář plný nejnovějších údajů a adresář pořád aktualizovaný správnými údaji. Sen? Ne. Skutečnost. Stáhnout si občas do mobilního telefonu e-mail už delší dobu není problém. Mobily s integrovaným e-mailovým klientem, který v nouzi nejvyšší dokáže stáhnout elektronickou poštu, jsou už dávno v obchodech. Horší to však je, když si na cestách chcete neustále udržovat přehled nejen o nových mailech, ale také o změnách ve svém pracovním kalendáři nebo v kontaktech. Na první pohled se to možná zdá zbytečné - ale co když vám sekretářka pozdě večer zapíše do kalendáře nečekanou schůzku, která se uskuteční v deset ráno, a nestihne vám zavolat? Nebo co když si na služební cestě potřebujete domluvit jinou schůzku a nejste si jisti, který termín máte volný? Právě tehdy vám pomůže aktualizovaný diář, abyste se dostali do obrazu. ŘÍDIT FIRMU ODKUDKOLIV NA SVĚTĚ Stačí mít vhodný mobilní telefon, nainstalovat potřebný program do firemní počítačové sítě a objednat si službu u svého operátora. Trochu limitující při tomto způsobu práce je malý a nepohodlný displej mobilního telefonu. Výhody však převažují: Budete vždy mobilní, máte aktuální přehled o dění ve firmě a můžete firmu řídit prakticky z libovolného místa na světě (pokud je v dosahu signálu GSM). Službu nabízí mobilní operátor Eurotel a v jisté modifikaci iT-Mobile. Oskar podobnou službu oficiálně nenabízí, zákazníci si mohou podobnou službu objednat přes jeho partnery. Eurotel pro vzdálený přístup k e-mailové schránce používá službu Office Connector, případně Office Connector Plus. Cílovou skupinou jsou střední a velké firmy, které chtějí využít mobilní přístup ke kalendáři, e-mailu, adresáři a dalším firemním informacím. Přestavuje to jednoduchou cestu, jak na mobilním telefonu nebo PDA (digitální diář) pracovat s e-maily, kontakty, kalendářem, poznámkami a úkoly, které jsou běžně dostupné pouze v rámci firemní počítačové sítě. To vše zůstává díky automatické synchronizaci stále aktuální. Jak to vypadá v praxi? Když obdržíte e-mail do své firemní schránky nebo vám kolega naplánuje společnou schůzku, ihned vám přijde informace i na mobilní telefon. Kdekoliv a kdykoliv pak jde na tento e-mail odpovědět. Přes službu lze stahovat také e-maily z veřejně dostupných e-mailových serverů jako Centrum.cz nebo Seznam.cz. Podle Eurotelu lze používáním této služby ušetřit až třicet minut denně. Firmy si mohou aplikaci zdarma vyzkoušet po dobu dvou měsíců. Po jejich uplynutí stojí služba pro jeden mobilní telefon 295 korun měsíčně plus poplatky za přenesená data podle tarifu. Aktivace přijde na 495 korun. JEDNODUCHÁ INSTALACE
Instalovat zmíněnou službu do firemní sítě není nic složitého. Pro malou firmu je vhodnější varianta Eurotel Office Connector. Není třeba nijak zasahovat do počítačové sítě. Stačí pouze nainstalovat program PC Monitor na počítač, aktivovat u operátora službu, nastavit mobilní telefon - a okamžitě můžete službu využívat. Varianta Office Connector Plus je vhodnější pro velké firmy. „Přináší navíc možnost efektivní vzdálené správy firemních mobilních telefonů a dalších mobilních zařízení,“ říká ředitel rozvoje společnosti Logos Michal Hanus. Právě Logos samotnou aplikaci vyvinul a nabízí mobilním operátorům. Obdobnou službu už od něj koupili i operátoři na Slovensku.
VYSOKÁ BEZPEČNOST Ve vylepšené variantě Connectoru Plus je možné na dálku v mobilním telefonu zálohovat data a instalovat další aplikace. Tuto užitečnou věc oceníte, když jste dlouhodobě z firmy a potřebujete mít k dispozici nejnovější software. Na dálku je také možné z mobilu vymazat data, což se hodí v případě ztráty nebo krádeže mobilního zařízení. Citlivá obchodní data se tak nedostanou do nepovolaných rukou. „V našich řešeních platí heslo: Bezpečnost především. Aplikace využívá stejných metod zabezpečení jako internetové bankovnictví,“ vysvětluje Hanus. Celé řešení tak odpovídá vysokým bezpečnostním nárokům tak, aby veškerá data osobního charakteru byla chráněna proti neoprávněnému použití. Všechna data jsou šifrována uvnitř firemní sítě a rozšifrována až v mobilním zařízení pomocí instalované mobilní aplikace. Podobnou službu nabízí i T-Mobile pod názvem Information Server. Služba funguje podobně: upozorňuje na předem definované události formou SMS zprávy na mobilní telefon. Například při příchozím e-mailu posílá SMS notifikaci, jakmile se e-mail objeví v příchozí poště. Stejně tak může být posláno upozornění na termín schůzky. INSPIRACE Z AMERIKY Zařízení na synchronizaci připravila česká firma Logos. V loňském roce založila pobočku v San Diegu v USA, kde je nejvyšší koncentrace firem vyvíjejících řešení pro mobilní operátory. Cílem pobočky je vyhledávat technologie vhodné pro mobilní operátory a pak je implementovat ve střední a východní Evropě. Prvním úkolem bylo najít vhodnou technologii pro synchronizaci e-mailů, kalendáře a kontaktů. Volba padla na technologii firmy Intellisync, která je rozšířená v USA. Vlastní příprava a implementace služby včetně lokalizace a naprogramování pro provoz v české síti Eurotel trvala necelé čtyři měsíce. CO MUSÍ BÝT VE FIRMĚ
K využívání synchronizace mobilního telefonu, firemních e-mailových účtů a kalendáře musíte mít e-mailový účet na serveru Microsoft Exchange, Lotus Domino nebo na externím poštovním serveru, který umí komunikovat protokolem POP3 či IMAP4 (jako například Centrum nebo Yahoo). Pak je nutné nainstalovat software Aplikační server. V případě použití služby Eurotel Office Connector stačí jednoduchý program PC monitor. A samozřejmě musíte mít také odpovídající mobilní telefon - smartphone nebo PDA - a aktivovanou službu na přenos dat, např. GPRS non-stop. Z dostupných telefonů jde třeba o mobily Palm Treo 600, Sony Ericsson P900/P910, Nokia 9500, 6230 a 6610 a Siemens CX65.
