Rostoucí zájem českých firem o outsourcing IT naznačuje zlepšení domácí ekonomiky
Manažeři českých firem a lokálních poboček nadnárodních korporací se v poslední době začínají znovu zajímat o outsourcing IT. Vyplývá to z průzkumu, který si na vzorku více než 150 společností nechala zpracovat místní pobočka společnosti Ness Technologies. „Více než 70 procent IT nákladů vydávají firmy na pouhé udržení chodu současných systémů a údržbu. Na investice do technologií, které by podpořily růst společností a pomohly generovat nový byznys, tak putuje maximálně 30 procent firemních IT rozpočtů,“ říká Martin Kult, viceprezident společnosti Ness Czech.
Podle něj to neodpovídá současné realitě v podnikání a pro spoustu společností je tento stav do budoucna neudržitelný. „Bez potřebných investic do nových služeb a technologií se firmy dostávají do takzvaného technologického dluhu, který je dříve či později nepříznivě dožene. A bez změny uvedeného poměru investičních a provozních nákladů to lze jen těžko vyřešit. Žádná firma nehodlá jen tak navyšovat IT rozpočet,“ vysvětluje Kult s tím, že jednou z možností, jak tento problém řešit, je právě převedení správy IT na odborného partnera formou outsourcingu.
Úspory i rychlejší byznys Externí, specializovaný dodavatel totiž dokáže tyto aktivity zajistit levněji. Jednak díky vyšším odborným znalostem, především pak kvůli synergickým efektům, kdy může profesionály na jednotlivé oblasti (například bezpečnost či specifické IT činnosti) využívat na zajištění služeb pro vícero klientů. „Z našeho průzkumu vzešla nejčastější výše úspor v rozmezí 10 až 30 procent, v průměru pak dokáže ousourcingový partner stlačit náklady o pětinu,“ popisuje Roman Trnka, manažer Nessu pro rozvoj nových projektů, a doplňuje: „Vybavuji si i projekt, kdy úspora provozních IT nákladů klesla o 48 procent. Naopak kvůli úspoře pod deset procent se tento model spolupráce většinou moc nevyplatí. Což potvrzují i respondenti výzkumu.“
Outsourcing však není jen o nákladech, byť tlak na jejich snižování je stále enormní.
Pozitivní finanční efekt většinou přinese i transformace IT oddělení, zavedení standardů a nové nastavení vnitrofiremních procesů. Přestože to zní odborně a složitě, základ těchto pozitiv je nadmíru jednoduchý – lidé zvenku nezatížení interními vztahy většinou vidí fungování IT jinak než zaměstnanci firmy.
Díky tomu mohou uskutečnit kroky, na které by si zaměstnanec kvůli všemožným vazbám netroufl. To vše má pozitivní dopad ve snížených nákladech či vyšší vnitřní efektivitě podniku a růstu byznysu.
Uvolnit manažerům ruce Ekonomický aspekt outsourcingu IT činností (ať už všech, nebo například jen podpůrných) je v českých firmách klíčovým argumentem, na který manažeři slyší, není ale zdaleka jediný. Výhodou je flexibilita v oblasti lidských zdrojů, společnost může pružněji reagovat na potřebu dalších zaměstnanců, ale i jejich nadbytek v případě úbytku zakázek. Často to například využívají firmy provozující call-centra. „Jako zaměstnavatel musíte řešit sociální vazby k lidem, když je na delší dobu nepotřebujete, u outsourcingu má tento problém váš dodavatel služeb,“ argumentuje Trnka.
Dalším pragmatickým argumentem pro vyčlenění IT k partnerovi je nedostatek kvalitních technologických profesionálů. Na trhu se nedostává lidí především v oblasti bezpečnosti a specialistů na složité informační systémy. A když je HR oddělení najde, jsou drazí a firma je často nedokáže využít naplno v průběhu celého roku. To je další neefektivita. „To v případě outsourcingu odpadá, dodavatel může profesionály využívat pro více klientů. Synergie pak tyto náklady zlevňuje všem stranám,“ popisuje Kult výhody.
Především vrcholné manažery firem pak zajímá ještě jeden aspekt outsourcingu – možnost soustředit se výhradně na byznys. Zatímco pro vyčleňující organizaci je IT jen podpůrnou činností, pro případného dodavatele se naopak jedná o obor, na který se specializuje. Ředitelům společností se outsourcingem uvolňují kapacity jen pro řízení podnikatelských aktivit, nemusejí se dohadovat s IT oddělením, co a proč nejde. Dodavatel služeb nikdy neodporuje tolik jako vlastní zaměstnanci. „Ve vyspělém světě je to nejdůležitější aspekt outsourcingu, u nás je tento důvod na rozhodovacím žebříčku na šestém místě,“ vypočítává Trnka výsledky průzkumu.
Důležitá chemie Všeobecně se odhaduje, že v Česku využívá outsourcing IT přibližně čtvrtina firem (nemusí vždy nutně jít o vyčlenění kompletního IT – pozn. red.), manažer Nessu to považuje za vcelku reálný údaj. „To se týká převedení části IT pod externího dodavatele na pravidelné bázi. Nárazově využívá cizích zdrojů naprostá většina českých firem – na konzultace, studie a analýzy či implementace systémů,“ říká Trnka. Z průzkumu Nessu zároveň vyplynulo, že nejčastěji využívají outsourcing společnosti z výrobního sektoru a telekomunikací. Naopak nejméně ve státní správě a ve finanční sféře – kde se to však v posledních letech obrací.
Nejčastěji využívanou službou je IT helpdesk a podpora uživatelů (71 procent společností, které vyčlenily správu IT externím partnerům), následuje správa aplikací a infrastruktury. Průměrnou délku outsourcingového kontraktu odhaduje Trnka na tři až pět let: „Kratší smlouvy se většinou týkají pronájmu lidí na konkrétní projekty, dlouhodobější kontrakty jsou zase často svázány s investicemi do hardwaru, infrastruktury či specifickým softwarovým řešením.“ Trnka zároveň upozorňuje na důležitost oboustranné tolerance před zahájením domluvené spolupráce. „Než se vše podaří vyladit na sto procent, vždy se objeví nějaký problematický moment. Proto je zapotřebí, aby si managementy na obou stranách sedly, aby fungovala jakási chemie,“ říká manažer a volně přirovnává outsourcing k manželství.
Podle něj je také nutné důsledně a detailně připravit smlouvy, aby nedocházelo k negativním situacím a konfliktům. Dohoda o úrovni poskytovaných služeb, jak se z angličtiny překládá pojem service level agreement (SLA), dopodrobna definuje rozsah, úroveň a intenzitu služeb i vzájemných povinností.
„Je to taková detailní předmanželská smlouva,“ odhaduje Trnka.
Naděje pro ekonomiku Vyčlenění podpůrných činností ze společnosti a jejich převedení na specializovaného dodavatele – nejen v informačních technologiích, ale i v oblasti účetnictví, personalistiky, zpracování mezd či zajištění dopravy – je ve vyspělém světě považováno za projev růstu firmy. A potažmo i celé ekonomiky. „Je trochu paradoxní, že o outsourcing je nejmenší zájem během ekonomické recese, a naopak o něm firmy uvažují v době konjunktury národního hospodářství,“ říká Trnka a připouští, že dokud se v branži nezorientoval, sám očekával opak.
Důvody tohoto paradoxu vysvětluje následovně: „V recesi mají společnosti čas se více zabývat chodem firmy. Často tak přebírají správu IT od partnerů a převádějí ji zpět dovnitř v domnění, že to zvládnou provozovat ještě levněji.“ Dle Trnky to tak i krátkodobě funguje, neboť mají nastavené procesy od outsourcera, dostatek kapacit se na činnosti soustředit, ale postupem času – jak průběžně bobtnají IT oddělení lidsky a procesně – se firmy k outsourcingu vracejí. Kvůli úspoře nákladů i kvůli uvolnění myšlenkových kapacit manažerů.
Vlny zájmu se prý pohybují po pomyslné amplitudě, která stoupá v době hospodářského růstu a střídá se v pěti- až sedmiletých cyklech. „Zvýšené množství outsourcingových poptávek v posledních měsících mne naplňuje mírným optimismem, že se ekonomika Česka začíná vracet k růstu,“ uzavírá Trnka s optimismem.
Všeobecně se odhaduje, že v Česku využívá outsourcing IT přibližně čtvrtina firem. Ředitelům společností se outsourcingem uvolňují kapacity jen pro řízení podnikatelských aktivit, nemusejí se dohadovat s IT oddělením, co a proč nejde.
O autorovi| Ondřej Hergesell, CIO Business World
