Průvodce po státní správě 3. díl: Žádný papír není zbytečný

Třetí díl seriálu o povinnostech podnikatele se zaměřuje na oblasti archivace dokumentů.

Autor: Martin Siebert

Zejména podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku musí vést svůj archiv velmi pečlivě. Vyhozený papír je může stát až čtvrt milionu korun.

Povinnost uchovávat dokumenty včetně příslušných lhůt obsahuje zákon o účetnictví. Ten se pak odvolává na zvláštní předpis, jímž je zákon o archivnictví a spisové službě. Některé termíny však najdeme i v jiných právních předpisech, například v zákoně o dani z přidané hodnoty či v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Rejstříková společnost musí mít archiv Podnikatelských subjektů se může přímo dotknout úprava nakládání s dokumenty v již zmíněném zákoně o archivnictví a spisové službě. Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku nesmí vyřazovat dokumenty, jichž se týká povinnost uchování. Tyto materiály mohou zničit až po uplynutí lhůt stanovených různými právními předpisy. Například obchodní zákoník stanoví povinnost uchovávat zápisy o valné hromadě. Podnikatel je musí mít k dispozici nejen po celou dobu trvání společnosti, ale i deset let po jejím zániku. Jiné dokumenty lze skartovat dříve. Například účetní knihy je třeba v souladu se zákonem o účetnictví uchovávat „pouhých“ pět let. Avšak mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se uchovávají dokonce až třicet let. |PODNIKATELŮV ARCHIV|
|Listiny, které jsou podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií: - dokumenty o vzniku podnikatelského subjektu – zakladatelské dokumenty, organizační řády, stanovy, statuty, jednací řády, organizační schémata a jejich změny, - dokumenty vrcholového řízení, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu, výroční zprávy a zprávy o auditu, - dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, zejména nemovitého, ochranné známky, - finanční dokumenty, účetní záznamy, statistiky, knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy, - dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, katalogy zboží, ceníky, vydané publikace, podnikové kroniky, - výrobní program, jeho změny, uplatnění výrobků na domácím a zahraničním trhu, - zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy.|
Při vyřazování dokumentů pak musí podnikatel spolupracovat s příslušným archivem a umožnit mu výběr archiválií. Zákon stanoví dva postupy vyřazování, mezi nimiž si může podnikatel zvolit. Buď se výběr archiválii provádí mimo skartační řízení, kde postačí, aby podnikatel vyhotovil soupis navrhovaných dokumentů s uvedením roku jejich vzniku, nebo ve skartačním řízení. Pro toto řízení zákon přesně stanoví postup (od vyhotovení skartačního návrhu, sestavení skartační komise až po rozdělení dokumentů), který je nutno dodržet. Při vyřazování dokumentů mohou podnikatelské subjekty využít služeb takzvaných komerčních spisoven, které nabízejí spisové služby. Ta zahrnuje příjem dokumentů, jejich evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně umožnění kontroly těchto činností. V případě porušení popsaných povinností hrozí podnikateli sankce až do výše 250 tisíc korun. Změny v podnikání Celá přehršel povinností vykazovat a hlásit údaje a skutečnosti stíhá podnikatele, kdykoliv udělá ve svém podnikání změnu. V případě, že podnikatel svoji povinnost nesplní, hrozí mu od příslušného úřadu pokuta či další sankce. Není dobré zapomínat, že také přerušení provozování živnosti na dobu delší než šest měsíců je podnikatel povinen předem písemně oznámit živnostenskému úřadu. Mezi nejčastější příčiny, které vyvolávají povinnost vyplnit oznámení o změně, patří stěhování. Podnikatel je povinen živnostenskému úřadu oznámit všechny změny a doplnění týkající se údajů, které jsou stanoveny pro ohlášení živnosti. Doklady o nich je povinen úřadu předložit do patnácti dnů ode dne, kdy změna nastala. To ale neplatí v případě změn a doplnění údajů již zapsaných do obchodního rejstříku (těm se budeme blíže věnovat v následujícím dílu tohoto seriálu). I většinu dalších oznámení může podnikatel vyřídit na živnostenském úřadě. Oznámení změn úřad sám předává příslušným orgánům, a to do pěti pracovních dnů. Pokud podnikatel oznamuje změny samostatně finančnímu úřadu, platí patnáctidenní lhůta. Pro oznámení změn se využívá stejný formulář jako pro přihlášku k registraci. Informace o zaměstnancích

S přijímáním i propouštěním zaměstnanců nastávají zaměstnavateli povinnosti oznamovat různé skutečnosti různým organizacím, a to v různých lhůtách. Příslušné zdravotní pojišťovně musí zaměstnavatel do osmi dnů oznámit předně nástup zaměstnance do zaměstnání, ukončení zaměstnání a změnu zdravotní pojišťovny zaměstnance. Dále je třeba pojišťovnu informovat o skutečnostech rozhodných pro povinnost státu platit za zaměstnance pojistné. Takovou skutečností je například nástup zaměstnankyně na mateřskou dovolenou. O oznamovaných skutečnostech je přitom zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci. Zaměstnavatelé jsou také povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Při nesplnění této povinnosti může zdravotní pojišťovna podnikateli uložit pokutu, jejíž výše může dosáhnout až 100 tisíc korun.

Každý zaměstnavatel se musí nejpozději do osmi dnů od svého vzniku přihlásit do registru zaměstnavatelů. Tam musí též oznámit každou svou mzdovou účtárnu a okruh zaměstnanců své organizační složky. Ve lhůtě osmi dnů musí rovněž oznamovat změny všech zapisovaných údajů. Nástup zaměstnance do zaměstnání se oznamuje i okresní správě sociálního zabezpečení, a to ve lhůtě osmi kalendářních dnů ode dne, kdy k nástupu došlo. Ve stejné lhůtě se oznamuje i ukončení zaměstnání. Zaměstnavatel je opět povinen tyto údaje o svých zaměstnancích evidovat.

Zaměstnavatel musí správní orgány informovat nejen v okamžiku, kdy nového zaměstnance získal, ale i tehdy, když ho postrádá. Do deseti kalendářních dnů musí příslušnému úřadu práce oznámit volná pracovní místa a jejich charakteristiku. Následné obsazení těchto míst pak musí úřadu oznámit neprodleně, nejpozději do deseti kalendářních dnů. Volnými pracovními místy se rozumí nově vytvořená nebo uvolněná místa, na něž zaměstnavatel zamýšlí získat zaměstnance nebo je hodlá obsadit dočasně přidělenými zaměstnanci agentury práce. Lhůta pro oznámení počíná běžet dnem následujícím po vytvoření, uvolnění nebo obsazení pracovního místa.