České firmy začínají znovu objevovat kouzlo outsourcingu IT činností, který snižuje provozní náklady a manažerům uvolňuje ruce pro byznys
Outsourcing firemních IT činností je tématem, které se technologickou branží vine jak pomyslná červená niť již čtvrt století. Za zlom v rozšíření outsourcingu - a začátek masového užívání tohoto konceptu - je považován rok 1989, kdy se korporace Kodak rozhodla vyčlenit informační systém z firemního prostředí ven a svěřila jej do péče externí specializované společnosti.
Od té doby se obdobný model fungování IT ve firmách výrazně rozšířil, například v USA má IT (bez uvedení rozsahu) outsourcováno 80 procent firem z žebříčku Fortune 500. Podíl tohoto modelu v Evropě je výrazně nižší a například odhady pro Českou republiku zmiňují, že s outsourcingem IT (ne nutně v plné šíři IT agendy) má zkušenost čtvrtina českých společností a lokálních poboček zahraničních korporací.
Faktem je, že vedle outsourcingu zpracování mezd, účetnictví, personalistiky či dopravy jsou informační technologie nejrozšířenější agendou, kterou české firmy nechávají spravovat svými externími partnery.
Během posledních let bylo toto téma poněkud upozaděno, nicméně podle signálů z IT trhu se situace začíná měnit: české společnosti se o outsourcing IT začínají znovu zajímat.
„Většina firem dnes hledá nový zdroj příjmů, nebo se snaží o větší vnitřní efektivitu v podobě snížených nákladů. Anebo o oboje. Když k tomu přidáte možnost koncentrace na samotný byznys v případě vyčlenění IT partnerovi, máte tři pádné důvody, kvůli kterým manažeři začali o outsourcingu znovu vážně uvažovat,“ vysvětluje Martin Kult, viceprezident společnosti Ness Czech. Podle něj se firmy poučily z první vlny českého IT outsourcingu, a i když je primárním motivem snaha ušetřit, uvědomují si manažeři i další benefity - úsporu svého času a zjednodušení procesů ve firmách.
Jak splatit IT dluh Faktem nicméně je, že ekonomická recese naučila společnosti, včetně těch českých, opatrnosti v investicích jakéhokoli rázu.
V době, kdy je jednodušší korunu ušetřit než vydělat, se investiční škrty dotkly všech firemních oddělení. Nicméně v segmentu neustále se vyvíjejících informačních technologií - které navíc ve firmách většinou hrají jen podpůrnou roli pro obchod a byznys - se odložené investice dříve či později začnou projevovat. Pro tento deficitní stav se v branži vžil obrat IT dluh či technologický dluh.
V podstatě vzniká stejně jako jakýkoli jiný druh dluhu: když si žijete nad poměry a delší dobu využíváte něčeho víc, než máte k dispozici. V případě IT dluhu firmy zanedbávají investice do technologického zázemí, především pak do infrastruktury, a soustředí se jen na ad hoc řešení požadavků zevnitř firmy, například přípravu webu na novou reklamní kampaň, inovovaný e-shop či doplnění potřebné funkcionality do informačního systému.
„Problém je jak v zadržovaných investicích, tak v chybějící standardizaci fungování IT.
Samotný technologický dluh a podinvestovanost je možné docela přesně vypočítat,“ říká Kult.
Dluhy se přirozeně musejí platit a ani firemní IT nemůže dlouhodobě existovat bez investic do důležitých částí. Navíc čím déle firma pomyslné splacení technologického dluhu odkládá, tím větší budou s tím spojené náklady. A způsob, jak se placení vyhnout, neexistuje. „Stávající systémy a IT zařízení u spousty větších společností zastaraly a dorostly do kritické velikosti. Jejich další rozvoj či obnova znamenají obří investice a na to firmy nemají v době napnutých rozpočtů prostor. Proto je pro ně cesta outsourcingu - ať už dílčích činností či komplexního IT - odlehčením,“ vysvětluje viceprezident firmy Ness.
Naprojektované náklady Překlopení investičních nákladů do provozních je charakteristickým rysem outsourcingu.
V případě ekonomicky náročnějších informačních technologií je to dvojnásob důležitý argument pro rozhodnutí vyčlenit péči o IT do rukou specializovaného dodavatele. „Tlak na náklady ve firmách je enormní, ale nemyslím si, že by manažeři od outsourcingu očekávali dramatické snížení investic. Pro ně je největší úsporou to, že si mohou náklady poměrně přesně naprojektovat na delší dobu a že ušetří spoustu času,“ konstatuje Kult.
Jako příklad uvádí outsourcingový projekt v české pobočce banky Waldviertler Sparkasse (WSPK), kde společnost Ness převzala celý IT tým banky, dvě datová centra s desítkami serverů, IT podporu včetně síťové infrastruktury, bezpečnosti a především komplexního informačního systému. „V průběhu spolupráce jsme implementovali nový bankovní systém včetně všech funkcionalit pro bankovní účetnictví, depozita, úvěry, domácí i zahraniční platební styk, reporting ČNB i mateřské centrále a internetového bankovnictví,“ popisuje.
Dosavadní desetiletý kontrakt přišel WSPK na několik stovek milionů korun, nicméně šéf informatiky Roman Šimků si pochvaluje jak vyšší efektivitu IT, tak možnost manažerů banky věnovat se jiným aktivitám. „Na základě outsourcingového kontraktu máme také srozumitelné podklady o aktuálním stavu IT včetně vyhodnocení stavu možných rizik a úkolů na následující období,“ vypočítává Šimků výhody spolupráce.
Poradí, jak na nové technologie Vedle finanční úspory (v českých podmínkách mohou firmy ušetřit od deseti do 30 procent z celkových provozních nákladů), přesnějšího projektování výloh na IT a uvolnění kapacit manažerů pro klíčový byznys se na renesanci outsourcingu projevuje i nástup nových technologií. Firmy generují obrovské množství technických a ekonomických dat, které často nedokážou smysluplně využít ve svém podnikání, a tak si najímají profesionály pro jejich roztřídění a analýzu.
„Když už dokážeme zadavateli s datovými informacemi poradit a vytvořit predikci chování jejich klientů v budoucnu, často se spolupráce rozvíjí dál. Ať už do oblasti poradenství, například jak připravit IT technologie nebo nastavit vnitřní procesy na předpokládaný vývoj byznysu,“ říká Kult.
V poslední době pak sílí ještě jeden důvod pro outsourcing IT - pomoc v adaptaci technologických novinek. S nástupem cloud computingu totiž vznikly zcela nové služby typu software jako služba (SaaS), infrastruktura jako služba (IaaS) či hardware jako služba (HaaS). Ty jsou pro poskytovatele outsourcingových služeb jednak konkurencí, ale zároveň i doplňkem jejich nabídky. Vedle toho pak dokáže outsourcingový partner svému klientovi zajistit znalosti v oblasti bezpečnosti a mobility či klíčových IT trendů poslední doby a dozajista i blízké budoucnosti. „Zhruba polovina českých firem dnes nemá lidi na tyto oblasti, a i kdyby se tomu chtěly dopodrobna věnovat, nedokáže je většina z nich přivést. IT branže se potýká s jejich globálním i lokálním nedostatkem, a když už někdo technologickou a legislativní zkušenost má, nechá si to zaplatit. Dodavatel outsourcingu může schopnosti takových profesionálů využít pro více klientů,“ dodává Kult.
Vedle finanční úspory, přesnějšího projektování výloh na IT a uvolnění kapacit manažerů pro klíčový byznys, se na renesanci outsourcingu projevuje i nástup nových technologií. Trochu jiná dělba práce Pojem outsourcing sám o sobě znamená vyčlenění nějaké podpůrné činnosti (úklid, údržba, mzdová agenda, doprava nebo právě IT) a její svěření do rukou specializovaného externího dodavatele. Je to určitá forma dělby práce, nikoli však v rámci firmy, ale partnersky, na základě smlouvy. Outsourcing IT se týká části nebo všech aktivit v oblasti informačních technologií. Zatímco pro vyčleňující organizaci je většinou IT jen podpůrnou činností a outsourcingem se manažerům firmy uvolní kapacity pro samotné podnikání, pro nového dodavatele se naopak jedná o klíčový byznys. Partnerská firma, která se po podpisu kontraktu ujímá péče o vyčleněné IT procesy, přejímá s těmito činnostmi spojené zaměstnance a stává se dodavatelem objednaných služeb. Realizuje tak předem dojednané investice do nových hardwarových technologií i softwaru, zajišťuje obměnu vybavení a především se stará o údržbu.
O autorovi| Ondřej Hergesell, CIO Business World
