Podnikatele i firmy čeká letos krušný rok. Většina z nich chystá úsporná opatření a šetří, kde se dá. A to často i v oblastech, kde se ani v době krizeúspory vyplatit nemusí. Například investice do ekonomického podnikového systému totiž může právě v horších dobách pomoci výrazně snížit náklady.
Ekonomické podnikové systémy se stávají nepostradatelným pomocníkem stále většího počtu českých firem. Při správném výběru mohou ušetřit a zefektivnit chod celého podniku. „V období finanční krize firmy ještě více než kdy jindy potřebují systém, který jim pomůže hlídat efektivitu jejich podnikání,“ zdůrazňuje generální ředitel společnosti Stormware Petr Klička.
Rozhodování o nákupu ekonomického či účetního softwaru u firem, které jej ještě nepoužívají, ovlivňují nyní obavy z nestabilní ekonomiky. Někteří odborníci přitom tvrdí, že právě doba krize může být ideální pro implementaci nového podnikového softwaru – přinese totiž úspory.
Univerzálně však toto doporučení neplatí. „Slyším kolem sebe názory, že právě krize by měla být důvodem pro nákup nového systému, protože ten ušetří náklady, zvýší zisk a pomůže tak překonat krizi,“ říká Martin Cígler ze společnosti Cígler Software. Takový přístup ale podle něj rozhodně nemusí platit pro každou firmu. „Osobně si myslím, že společnost by měla nakupovat nový účetní či informační systém v okamžiku, kdy jej potřebuje – třeba z důvodu růstu, nutnosti změnit či zkvalitnit komunikaci, vstupu na nové trhy a podobně –a nikoli tehdy, když je k tomu donucena krizí. To už může být i pozdě,“ dodává.
Nejen cena rozhoduje
Prvním krokem při výběru vhodného podnikového softwaru by podle Cíglera mělo být přesné stanovení potřeb podniku. Některým firmám může stačit standardizované „krabicové“ řešení, jiné hledají spíše komplexní, „plnokrevný“ informační systém. Podstatný rozdíl mezi těmito variantami spočívá vedle komplexnosti řešení a ceny především v přístupu dodavatele. „Účetnictví si zákazník koupí, sám si jej nainstaluje a technická podpora se většinou omezuje pouze na aktualizace a hot-line. Implementace informačního systému naproti tomu většinou začíná vstupní studií a vlastní implementaci řeší dodavatel na klíč,“ vysvětluje Cígler.
Pokud už jste se rozhodli ekonomický software do firmy pořídit, ani v době šetření by neměla být hlavním kritériem cena. „Doporučuji při výběru hledět na cenu až na druhém místě. Na prvním místě by vždy mělo být, zda vybrané řešení je dostačující pro klíčové procesy společnosti a zda vyhoví, či je možné je upgradovat v případě, že firma poroste,“ radí Cígler. Důležitá je pak i volba dodavatele. Nejlépe je zvolit renomovanou firmu.
Podobný přístup doporučuje obchodní ředitel společnosti ABRA Martin Bok. „Zákazník by se měl kromě obvyklých věcí, jako jsou funkčnost a cena, zajímat především o rozsah a kvalitu poprodejních služeb, reference a stabilitu výrobce či implementátora,“ říká.
Při pořizování ekonomického systému je také důležité myslet do budoucna. „Firma by především měla vybírat standardizované řešení a měla by myslet i na budoucí potřeby alespoň v horizontu několika málo let,“ vysvětluje obchodní manažer ekonomického systému Helios Red Valdemar Střelka. Pokud totiž firma zvolí řešení, které vyhovuje pouze současným požadavkům, může se záhy setkat s problémy, jako jsou nutnost zakázkové úpravy nebo koupě zcela nového softwaru. „Ze zkušenosti mohu říci, že zákazníci chtějí na začátku často něco jiného než po půl roce používání. Jejich požadavky se stupňují a nejlevnější řešení na začátku jim většinou tyto možnosti nenabídne,“ tvrdí Střelka.
Speciálně u účetních systémů jsou důležité i pravidelné aktualizace výrobcem podle vývoje legislativy. „Systém by měl okamžitě reagovat na případné změny zákonů a předpisů. Při výběru je proto dobré dát si pozor na výběr správné verze produktu a ověřit, zda cena programu odpovídá jeho funkčnosti,“ říká Klička.
Za zkoušku nic nedáte
Při rozhodování o výběru toho pravého ekonomického softwaru pro vaši firmu mohou pomoci bezplatné verze. Většina dodavatelů účetních programů nabízí zákazníkům ořezanou nebo jinak omezenou variantu svých produktů k vyzkoušení zadarmo.
Společnost Stormware pro zájemce o bezplatné vyzkoušení svých produktů nabízí balík Pohoda Start. „Tato varianta umožňuje plnohodnotné účtování až po maximálně povolený limit záznamů. Firma nebo živnostník si tak může vše v klidu vyzkoušet a rozhodnout se, zda je tento produkt vhodný pro plné nasazení v jejich podmínkách,“ vysvětluje Klička. Při přechodu na plnou verzi přitom firma podle jeho slov nepřijde o dosud vložená data. „Po zakoupení licence k některé z jiných variant zůstávají data pořízená v bezplatné verzi systému zachována,“ slibuje Klička.
Podobný testovací balík nabízí zákazníkům i Cígler Software. „V kategorii účetních systémů nabízíme systém Money S3, který dnes v Česku i na Slovensku patří k nejrozšířenějším ekonomickým systémům vůbec. K dispozici je samozřejmě i zcela bezplatná verze Start, určená pro začínající živnostníky a společnosti s menší agendou,“ říká Cígler. I z této startovací verze lze pak podle něj jednoduše přejít na placenou.
U systému Helios, vyvíjeného společností LCS International, existují dokonce dvě možnosti vyzkoušení: demoverze sloužící k „osahání“ funkcí a jednodušší Start verze programu určená pro začínající živnostníky. „Demo verze je naplněná daty a je určena ke zjištění, zda systém obsahuje potřebné moduly a funkce, jež zákazních chce. Občas ale narážíme na to, že bez znalosti programu nelze přijít na všechny finesy,“ upozorňuje Střelka.
Pro menší firmy je určen i software společnosti ABRA Software s názvem ABRA G2. Ten je placený, pro vyzkoušení nabízí firma časově omezenou zkušební verzi. „K dispozici jsou 90denní zkušební verze systémů ABRA G1 a ABRA G2, z nichž lze pouhou aktivací přejít na plnou verzi,“ upřesňuje Bok.
