V prvním díle seriálu, který věnujeme snižování firemních nákladů na informační technologie, software a hardware, jsme ukázali nejčastější chyby, jichž se podniky dopouštějí. Jak ale poznat, že prostor pro úspory je i u vás? A jak skutečně ušetřit?
Foto: Profimedia.cz
Na některé zbytečné výdaje samozřejmě můžete přijít sami, ale nejjednodušší je nechat si udělat odbornou společností hluboký audit. „Takový audit například zahrnuje TCO analýzu software a hardware, což je metoda, jak zjistit celkové náklady na vybavení, které společnost vlastní, a zda ve firmě není zbytečně příliš počítačů a tiskáren v porovnání s počtem uživatelů,“ popisuje Pavel Daněk ze společnosti ITICA, která se podobnými audity zabývá. To samé se týká i softwarového vybavení.
„Řada uživatelů nepotřebuje například drahý balík MS Office, nevyužije všechny jeho možnosti, přesto platí licence. Cloudová řešení jako například Google Apps sice nabízejí jednodušší funkčnost, ale pro firmy do deseti uživatelů je zdarma. Při více než 10 uživatelích se platí poplatek 50 amerických dolarů za uživatele na rok, což je zlomek nákladů na MS Office,“ dodává Pavel Daněk.
Google Tabulky sice nejsou tak kvalitní jako MS Excel, ale na reportování a sdílení tabulkových informací online jsou vynikající. Google Dokumenty nebo Prezentace se MS Word a Powerpoint úspěšně přibližují. Zajímavé řešení může představovat také kombinace obojího – tedy MS Office na vybraných počítačích a Google Apps na těch ostatních. „Hledáme právě podobná, nová, moderní řešeními, která spoří peníze a bourají zažitá schémata o nákupu klasického software,“ říká Pavel Daněk.
Audit dokáže také důkladně prověřit využívání podnikového informačního systému. „Známe několik stovek měřících bodů - například počet nevyřízených objednávek starších jak měsíc, nebo úroveň skladových zásob versus plán výroby, které nám podnikový informační systém rychle ukáže, a díky tomu zjistíme, kde jsou bílá místa systému nebo zda systém za několik milionů používáte jen okrajově,“ popisuje Pavel Daněk.
Důležitou součást zefektivnění práce s podnikovými systémy představuje také vzdělávání a školení zaměstnanců. Software totiž může být dokonalý, ale stále ho ovládají lidé. Uživatel je klíčovou osobou.
„Školením by přitom neměli projít pouze začátečníci, ale průběžně by se měli vzdělávat i pokročilejší uživatelé. U podnikových systémů, například SAP, který je jedním z nejpoužívanějších na světě, totiž platí, že čím účinněji se využívají, tím účinněji „pracují“ – tedy pomáhají s účetnictvím, fakturací, logistikou a podobně. Dnes navíc často není nutné zavřít zaměstnance na několik hodin do učebny, existují i formy online školení,“ uzavírá Pavel Daněk ze společnosti ITICA, která se zabývá i školením v oblasti ovládání systému SAP.
