DIGITALIZACE DAT Několik cédéček namísto hory šanonů. Tak může už dnes vypadat firemní archiv s účetními doklady. Digitalizaci a skartaci účetních záznamů umožňují platné české zákony. Horší je to ale s připraveností samotných úřadů.
DIGITALIZACE DAT Několik cédéček namísto hory šanonů. Tak může už dnes vypadat firemní archiv s účetními doklady. Digitalizaci a skartaci účetních záznamů umožňují platné české zákony. Horší je to ale s připraveností samotných úřadů.
V digitální době, které vládnou bity a bajty, lze jen těžko najít rozumný důvod ke skladování hromad šanonů s firemními účetními doklady. Již dnešní legislativa totiž umožňuje uchovávání účetních dokumentů podléhajících archivačním lhůtám v čistě digitalizované podobě a skartování listinných originálů. Oproti „papírovým“ archivům zaberou digitální nosiče nesrovnatelně méně místa, lépe se v nich hledá a v neposlední řadě jsou i bezpečnější.
Přesto prozatím digitalizuje účetní záznamy minimum firem. Ty totiž buď o této možnosti vůbec nevědí, nebo se naopak obávají prozatímní nepřipravenosti finančních úřadů.
ZÁKON DIGITALIZACI UMOŽŇUJE
Možnost digitalizovat a následně okamžitě skartovat papírové originály potvrzuje v odborném posudku auditorka a pedagožka na katedře účetnictví Vysoké školy ekonomické Hana Vomáčková. Odvolává se přitom jednak na zákon o účetnictví, dále na zákon o DPH a zákon o správě daní a poplatků.
Podle těchto norem může mít účetní záznam buď písemnou, nebo technickou formu. Účetní jednotka přitom může provádět převody účetních záznamů z jedné formy do druhé. Podmínkou je zajištění shodnosti obsahu původního záznamu a záznamu převedeného. Na obě podoby záznamu pak pohlíží zákon stejně.
Převádění listinných dokumentů do elektronické podoby je podle Vomáčkové potřeba zdokumentovat. Je tak nutné připravit a oběma stranami podepsat protokol o předání jednoznačně určených dokumentů zpracovatelské firmě. Případně protokol o přenesených záznamech předaných nazpět po provedení digitalizace.
Účetní doklady takto převedené do digitální podoby je možné skartovat. I doklady předané ke skartaci je však třeba jednoznačně určit v protokolu. Pro nové, digitalizované dokumenty pak platí stejné archivační lhůty, jako pro záznamy v listinné podobě.
VLASTNÍMI SILAMI, NEBO EXTERNĚ?
Pokud se firma rozhodne převést archiv účetních dokumentů do elektronické podoby, má v zásadě dvě možnosti: provést digitalizaci vlastními silami, nebo se spolehnout na služby externí, specializované firmy. Při rozhodování hraje hlavní roli počet dokumentů, které je potřeba převést. „Do určitého počtu listin se nevyplatí provádět digitalizaci externě,“ přiznává František Matějka z firmy Audit Alliance, která se na digitalizaci účetních záznamů specializuje. „Stejně tak mamutí firma s miliony dokumentů si spíše zřídí vlastní digitalizační oddělení,“ dodává.
Podle Matějky představuje pořízení kvalitního skeneru a další potřebné techniky řádově statisícové investice. Proto se vyplatí porovnat tyto náklady s cenou za digitalizaci provedenou externě. Ta se pohybuje v řádu korun za jeden dokument. Pro digitalizaci vlastními silami je pak potřeba ještě pořídit elektronickou značku, tedy jakousi zjednodušenou verzi elektronického podpisu. Tou je nutné při digitalizaci každý dokument označit.
Převodem papírových dokumentů do digitální podoby se v Česku zabývá přibližně desítka firem. Většina z nich dokáže digitalizovat jakékoliv dokumenty, fakturou počínaje a rozsáhlou stavební dokumentací konče. Čistě na „účetní digitalizaci“ se prozatím specializuje pouze Audit Alliance. Její nabídky kompletní digitalizace účetních záznamů využilo podle Františka Matějky už několik desítek firem.
JAK NA TO
Při digitalizaci specializovanou firmou je prvním krokem předání tištěných dokumentů. O předání sepíší zadavatelská a zpracovatelská firma předávací protokol. Ten přesně stanoví počet a druh převzatých dokladů.
Před samotným skenováním dokumentů je třeba dokumenty náležitě připravit: vyjmout ze šanonů a obalů, odstranit svorky a sponky. „Základním přepokladem je pak naskenovat obraz listinné předlohy v původní, nijak nezměněné podobě. My používáme formát PDF a doporučujeme jej i ostatním,“ popisuje další průběh František Matějka z Audit Alliance.
Dalším krokem digitalizace je indexace, respektive označení jednotlivých převedených dokumentů. „Název každého dokumentu je označen jedinečným popisem. Například číslem smlouvy, faktury, názvem klienta, typem dokumentu nebo datem přijetí,“ říká Matějka. Indexace má jediný účel -zajistit pohodlné vyhledávání v archivu i mezi doklady starými několik let.
Po skenování a indexaci je pak digitalizovaný doklad označen elektronickou značkou zpracovatele založenou na kvalifikovaném certifikátu (obdoba elektronického podpisu) a časovým razítkem. Současné zákony přitom povinně vyžadují pouze označení elektronickým podpisem nebo značkou. „Přestože na časové razítko zákony zatím nepamatují, je jediným a nezpochybnitelným průkazným prostředkem dokazujícím existenci listinné předlohy v okamžiku digitalizace,“ vysvětluje Matějka.
Na závěr nezbývá než uložit digitalizované účetní záznamy na paměťové médium. Na výběr je více možností, například CD nebo DVD disk, externí harddisk nebo serverová řešení a vzdálená úložiště. Zejména při ukládání na harddisky a optické disky je přitom třeba myslet na možné „opotřebování“ a nečitelnost záznamů. Lepší je proto jednou za čas data přemístit na nová média. O to se ale většinou postará zpracovatel digitalizace.
ÚŘADY JEŠTĚ PŘIPRAVENY NEJSOU
Jestliže z legislativního a technického hlediska nepředstavuje digitalizace účetních dokumentů prakticky žádný problém, horší je situace na straně příjemce, tedy finančních úřadů. Řada z nich ještě není připravena na zpracování elektronických dokumentů, především vinou zastaralého počítačového vybavení.
Obavy z problémů při kontrole na finančním úřadě jsou tak jednou z hlavních brzd digitalizace. „S digitalizací účetnictví našich klientů ještě počkáme. Úřady na ni nejsou připraveny a nemusely by od nás doklady na CD převzít,“ potvrzuje soukromý účetní Pavel Třeštík. Mluvčí Finančního ředitelství v Praze Jindřich Mejvald proto doporučuje, aby se lidé na podobě dokumentů s finančním úřadem předem domluvili.
František Matějka podle svých slov jako vůbec první v České republice donesl letos na začátku března na finanční úřad digitalizované účetní doklady klienta, potvrzující nárok na vrácení nadměrného odpočtu DPH. Úřednice podle něj nejprve doklady na CD vůbec nechtěla přijmout. „Úřednice na zastaralém PC v kanceláři neměla vůbec CD mechaniku,“ vypráví Matějka. „Stejně tak neměla zkušenosti s elektronickou značkou a časovým razítkem. Problém se vyřešil až v kanceláři nejvyšší vedoucí úřadu. Ta totiž jako jediná na úřadě CD mechaniku na počítači měla.“
Přesto musel Matějka u převzetí dokumentů asistovat. „V rámci řízení jsem postupně vysvětloval a pomáhal se správným pochopením celého procesu. Závěr byl ale zcela v režii světlé budoucnosti digitalizace účetních záznamů. Ta tím dnem, předložením ke kontrole daňové správě, vlastně v praxi začala,“ popisuje šťastný závěr. Celé předání trvalo přes padesát minut a zúčastnilo se ho celkem pět úředníků. Finanční úřad vyžádané doklady převzal, a to ve výhradně digitalizované formě. Ani dodatečně nechtěl úřad po nás, ani klientovi žádné listinné doklady. Kontrolu ukončil během dvou týdnů a CD se záznamy protokolárně klientovi vrátil. Samozřejmě pak také uhradil i nadměrný odpočet DPH,“ říká Matějka.
„Za naprosto nejdůležitější pro rozmach digitalizace ovšem považuji sdělení úředníků finančního úřadu, že poplatníka nemusí vůbec zajímat, jestli je úřad technicky připravený. Pokud tomu tak není, musí si sám zajistit spolupráci s jiným úřadem státní správy,“ uzavírá Matějka.
VÝHODY DIGITALIZACE ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ * úspora prostor pro archivaci dokladů - nesrovnatelná velikost několika CD a „papírového“ archivu
* lepší orientace a vyhledávání v dokladech starých i několik let
* možnost vzdáleného přístupu k účetním dokladům přes internet odkudkoliv ze světa
* snadnější zamezení přístupu k dokladům nepovolaným osobám
* minimální pravděpodobnost ztráty důležitých dokladů
