Trendy v informačních technologiích velí komunikovat elektronicky, bez papíru. Přesto výdaje na tisk představují stále významnou položku v nákladech firmy. Jak je možné na nich ušetřit?
Elektronická komunikace postupně vytlačuje klasické dopisy a pohlednice. Přes internet je možné podávat daňové přiznání, zasílat faktury, komunikovat s úřady a dokonce i v podobě jedniček a nul archivovat účetnictví.
Přesto se firmy ani dnes nevyhnou používání „zastaralého“ papíru a tiskárny. Potřeba a nároky na tisk se liší podle oboru podnikání a u mnoha firem představují významnou položku nákladů. Zejména v malých a středních firmách často management nebo majitel tyto náklady podceňuje. Při volbě vhodného tiskového zařízení a nastavení správné firemní politiky v oblasti tisku lze ale významně ušetřit.
Šetřit na tiskárně se nevyplatí
Plýtvání při tisku začíná v nejedné firmě často už při výběru tiskárny. Menší podniky totiž často volí tiskárny s co nejnižší pořizovací cenou. „Velká část menších firem stále používá inkoustová nebo kartridžová zařízení, která jsou určena především do domácností, domácích kanceláří a nebo pro menší provoz,“ tvrdí manažerka pro marketing a komunikaci firmy Canon Radka Palánová.
Tato zařízení podle ní sice zvládnou zátěž tisku ve firmě, prodraží se ale jejich samotný provoz. Pořizovací cena není rozhodující ani podle marketingové manažerky firmy OKI Jany Metallové. „Z dlouhodobého pohledu je pořizovací cena zařízení jen zlomkem celkových nákladů na vlastnictví tiskárny, do něhož se započítávají i náklady na spotřební materiál, na výměnu dalších dílů a také servis,“ upozorňuje Metallová. Největším „žroutem“ peněz podle ní bývají především starší inkoustové tiskárny.
Podle manažera tiskových služeb Hewlett-Packard Petra Kacíře je proto důležité ještě před samotným nákupem tiskárny stanovit jasnou politiku a strategii. „Firmy často řeší okamžitou potřebu, což je nekoncepční přístup,“ tvrdí Kacíř. Doporučuje proto ještě před výběrem konkrétního typu a značky tiskárny provést analýzu skutečných a oprávněných potřeb uživatelů ve firmě. Do nákladů je podle něj třeba započítat přímé i nepřímé náklady na tisk. Přestože si to firmy často uvědomují, v praxi se pak podle tohoto pravidla neřídí. „Ačkoliv ve většině malých a středních firem považují náklady na tisk za důležitou položku, podle loňského průzkumu je sleduje jen v sedm procent z nich,“ říká Jana Metallová.
Velmi důležitou součástí nákladů na tisk je spotřeba papíru. Tu je možné podstatně snížit duplexním zařízením v tiskárně. „Vestavěný duplex umožňuje tisknout oboustranně a uživatelům tím uspoří v podstatě až polovinu nákladů na papír,“ doporučuje marketingový manažer firmy Samsung Pavel Šidlichovský.
NEJČASTĚJŠÍ PŘÍČINY PLÝTVÁNÍ PŘI TISKU
• používání starých inkoustových nebo kartridžových tiskáren s vysokými provozními náklady
• nákup velmi levných, avšak pro firmu nevhodných domácích zařízení s vysokými náklady na tisk
• absence koncepce v oblasti tisku ve firmě, špatná kalkulace potřeb a plánovaných nákladů
• jednostranný tisk místo dvoustranného, ekonomičtějšího
• malá nebo žádná kontrola zaměstnanců, tisk nedůležitých dokumentů, e-mailů, webových stránek a podobně
Nejvíce plýtvají zaměstnanci
Příčinou vysokých nákladů na tisk bývají v mnoha firmách i samotní zaměstnanci. Ti jednak firemní zařízení zneužívají k tištění soukromých materiálů, a jednak zbytečně plýtvají. Problém zneužívání tiskárny pro soukromé věci nicméně podle Pavla Šidlichovského ze Samsungu postupně ustupuje do pozadí. „Vzhledem ke stále nižším pořizovacím nákladům tiskáren se zvyšuje penetrace těchto zařízení v domácnostech,“ vysvětluje Šidlichovský.
Příkladů vyloženého plýtvání je ale možno vidět v každé firmě denně mnoho. „Často se stává, že je tištěn dokument, který obsahuje chyby a musí být tištěn znovu. Z nejrůznějších důvodů se tisknou e-mailové zprávy. Tisky z internetu jsou také neekonomické – s tiskem požadované informace je automaticky vytištěna řada zbytečných informací (grafiky) z webové stránky. Uživatelé nerozlišují aktuální potřebu barevného a černobílého tisku a automaticky tisknou dokument v barvě, aniž by to bylo nutné,“ vypočítává Petr Kacíř z Hewlett-Packard. Výjimkou podle něj nebývají ani štosy zbytečně potištěných papírů vůbec neodebraných z tiskárny.
Zamezit neekonomickému používání firemní tiskárny je možno jedině důslednou kontrolou. Velké firmy zaměstnance už běžně hlídají. V malých firmách ale často možnosti velkých úspor podceňují. „Nejsnadnějším způsobem, jak omezit plýtvání, je monitoring tiskových úloh, který umožňuje software dodávaný k profesionálním tiskárnám,“ doporučuje Jana Metallová z OKI. Specializovaný software podle ní umožňuje podrobně sledovat tiskové parametry a rozúčtovat náklady třeba na jednotlivá pracoviště ve firmě. „Praktický je i software pro řízení tisku, díky němuž můžete některým uživatelům omezit tisk, případně jim odebrat možnost barevného tisku,“ dodává Metallová.
Rozpočítat náklady na tisk až na úroveň jednotlivého zaměstnance může pomoci i podle Petra Kacíře. „Uživatelé musí vědět, kolik tisk stojí,“ navrhuje Kacíř.
V oblibě jsou multifunkce
Uspořit na nákladech za tisk pomáhají v poslední době multifunkční zařízení. Ta umí tisknout, kopírovat, skenovat, slouží často i jako fax. „Multifunkční zařízení nahradní několik lokálních tiskáren, kopírek a skenerů. Nabízí barevný tisk, spoustu funkcí zvyšujících produktivitu práce s dokumenty a zárověň kontrolu nákladů. Ušetří i z pohledu spotřeby elektrické energie,“ vypočítává výhody Radka Palánová.
Podle Jany Metallové roste vedle multifunkcí zájem i o tiskárny typu „dva v jednom“. „Můžete na nich tisknout rychle černobíle a s náklady odpovídajícími černobílým tiskárnám. V případě potřeby navíc tisknou i kvalitně barevně,“ vysvětluje Metallová. Přestože v minulosti odborníci předpovídali vytlačení černobílého tisku barevným, podle Petra Kacíře pozoruje firma Hewlett-Packard stále jednoznačně větší zájem právě o tisk černobílý. „Požadavkem je černobílý tisk v kombinaci s barevným skenováním,“ dodává Kacíř.
Outsourcing tisku není vhodný pro každého
Vedle rychle rostoucího zájmu o multifunkční tiskové stroje se v současnosti stává trendem i outsourcing. Dodavatel firmě v rámci smlouvy dodá kompletní tiskové řešení a stará se o celý jeho provoz. Firma pak platí měsíční poplatky. Prozatím se však takové služby uplatňují především ve velkých firmách, například bankách. „S přihlédnutím k nízkým pořizovacím i provozním nákladům laserových zařízení určených pro menší firmy, není o outsourcing tiskových služeb v segmentu malých a středních firem příliš velký zájem,“ potvrzuje Pavel Šidlichovský. „V současnosti vidíme velký nárůst poptávek od velkých zákazníků, kdy je požadovaná forma financování právě outsourcing,“ dodává. V budoucnu se však podle Šidlichovského stane outsourcing jedním ze standardů. „Vidíme zde velký potenciál do budoucna,“ tvrdí Šidlichovský. Podle Jany Metallové se navíc outsourcing vyplácí především u velkých a drahých multifunkčních zařízení, která by jinak bylo nutno odepisovat.
Malé firmy proto často volí jiný, podobný model financování. „Využívají především možnosti financování kancelářské techniky spolu se servisní smlouvou. Tato služba umožňuje velice přehledné financování, kde zákazník může velice přesně plánovat svoje náklady,“ vysvětluje Radka Palánová z Canonu. Firma pak podle ní platí náklady formou měsíčních splátek, obsahujících splátku stroje, náklady na materiál, servis i dopravu.
Náklady spočítá i dodavatel
Vzhledem k tomu, že přesné a detailní propočítání nákladů na tisk či analyzování tiskových potřeb ve firmě není jednoduché, některé firmy je vzdají předem. Podobné kalkulace ale dnes nabízí většina firem, dodávajících tiskárny. „V rámci programu Managet Print Services poskytujeme konzultace od kompletní analýzy stávajícího stavu, přes návrh řešení až po samotnou implementaci a provoz celého prostředí souvisejícího s tvorbou a tokem dokumentů,“ říká Petr Kacíř z Hewlett-Packard. Pomocí softwarových nástrojů pro výpočet optimálních nákladů na tisk poradí firmě i společnost OKI. „Do hry však kromě nákladů vstupují i další parametry. Především správný poměr nákladů na tisk a uživatelské přívětivosti navrženého tiskového řešení, zvláště pak počet a umístění tiskových zařízení ve větších odděleních firem,“ upozorňuje Jana Metallová.
Konzultace poskytuje i firma Canon. „Před každým prodejem konzultujeme se zákazníkem jeho potřeby, kde se ujistíme, že prodaná technika bude co nejefektivněji využita,“ uzavírá Radka Palánová.
