Státní správa
Dne 1. července 2009 nabude účinnosti zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jde o další významné opatření v rámci elektronizace a efektivnějšího fungování veřejné správy. Zákon zavádí datové schránky, které se stanou elektronickým úložištěm pro doručování orgány veřejné správy i pro provádění úkonů vůči nim. Účelem nové úpravy je především omezit „papírovou“ komunikaci na nezbytnou míru.
Založení
Dle zákona má každá fyzická osoba nárok na bezplatné zřízení jedné datové schránky, která jí může být zřízena na základě písemné žádosti. V případě advokátů, daňových poradců a insolvenčních správců pak poté, co ministerstvo vnitra obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence. Osobám již zapsaným v příslušných evidencích bude schránka zřízena i bez žádosti. Na bezplatné zřízení jedné datové schránky má nárok i každá právnická osoba. Těm zřízeným zákonem a zapsaným v obchodním rejstříku a organizačním složkám zahraničních právnických osob zapsaných v rejstříku ke dni účinnosti zákona bude schránka zřízena automaticky do 90 dnů. Novým subjektům a zapsaným organizačním složkám zahraničních právnických osob bude schránka zřízena poté, co ministerstvo vnitra obdrží informace o jejich vzniku. Přístup ke schránkám zajistí informační systém provozovaný Českou poštou.
K obsahu dokumentů zasílaných datovými schránkami budou mít přístup pouze oprávněné osoby jejich odesílatele či adresáta. Osobám, kterým se schránka zřizuje povinně, budou přístupové údaje k ní zaslány zdarma poštou na adresu v příslušných evidencích, například v obchodním rejstříku. Tím se zároveň ověří spolehlivost údajů v evidencích. Osobám, kterým se datová schránka zřizuje na základě žádosti, budou přístupové údaje k ní zaslány zdarma na adresu uvedenou v žádosti. V případě odcizení či ztráty budou přístupové údaje na základě žádosti ministerstva vnitra zneplatněny a nahrazeny novými.
Doručení
Zákon zavádí povinné používání datových schránek při komunikaci mezi jednotlivými orgány veřejné správy a vůči osobám, které ji mají zřízenu, pokud neexistuje zákonná výjimka. Datová zpráva bude považovaná za doručenou po přihlášení se oprávněné osoby do schránky. Pokud se do ní nepřihlásí do deseti dní od dodání zprávy, pak se dokument desátého dne považuje za doručený – je-li pro něj vyloučeno náhradní doručení, například platební rozkaz. Pravidelná kontrola datové schránky tedy bude nutná. Riziko opomenutí jejího výběru lze snížit, požádá-li její majitel, aby byl o doručení zpráv vyrozuměn elektronicky, například e-mailem. Doručené datové zprávy bude nutné separátně archivovat. Zprávy, které si majitel schránky vyzvedne, z ní totiž budou po 90 dnech automaticky vymazány.
Konverze dokumentů
Další novinkou je, že osoba se schránkou může jejím prostřednictvím učinit podání orgánům veřejné správy. Požadované přílohy pro podání však budou muset být konvertované do elektronické formy. Konverzí dokumentů zákon rozumí jejich úplné převedení z listinné formy do datové zprávy a naopak. Poplatek za stránku konvertovaného dokumentu činí 30 korun. Konvertovaný dokument má stejné účinky jako úředně ověřená kopie. Mnoho dokumentů však nebude možné kvůli jejich jedinečnosti konvertovat – geometrické plány a tak dále. Tím bude v mnoha případech podání prostřednictvím datové schránky vyloučeno, například stavební řízení. Konverzi budou provádět kontaktní místa veřejné správy, Czech POINT, notáři a pravděpodobně i advokáti. Vzhledem k uvedenému poplatku je však otázkou, zda uvedený způsob naplňuje záměr efektivní a k uživateli vstřícné veřejné služby. V případě nutnosti zhotovit papírové rozhodnutí bude vždy třeba použít konverzi.
Datové schránky významně zefektivní fungování orgánů veřejné správy, přinášejí však i nové požadavky na dotyčné subjekty.
