NEFORMÁLNÍ SETKÁNÍ Zajímavý večírek pro klienty a obchodní partnery mohou uspořádat i ty nejmenší firmy. Zdaleka to není jen otázkou peněz. Vyplatí se však dodržovat některé základní zásady a vyvarovat se častých chyb.
NEFORMÁLNÍ SETKÁNÍ Zajímavý večírek pro klienty a obchodní partnery mohou uspořádat i ty nejmenší firmy. Zdaleka to není jen otázkou peněz. Vyplatí se však dodržovat některé základní zásady a vyvarovat se častých chyb. Konec roku je nejčastějším termínem pořádání firemních večírků. N eformální setkání s klienty a obchodními partnery lze využít nejen jako poděkování za dosavadní spolupráci, ale především jako motivaci pro její další pokračování. N a začátku si stručně definujme, co se vlastně firemním večírkem rozumí. Tento souhrnný název se vztahuje na: 1) večírek pro klienty a další obchodní partnery, 2) večírek pro média, 3) interní večírek (pouze zaměstnanci či spolupracovníci firmy). Ač se to na první pohled možná nezdá, má pořádání večírků pro všechny tři skupiny hostů podobná pravidla, především co se týče výběru místa a času jejich pořádání. V dalším textu se však budeme věnovat hlavně večírkům pro skupiny uvedené pod čísly 1 a 2, které (na rozdíl od interních večírků) přímo souvisejí s marketingem, tedy komunikací firmy navenek. KOHO POZVAT S klienty, obchodními partnery, novináři a koneckonců i se zaměstnanci bychom se samozřejmě měli stýkat během celého roku. Alespoň některá tato setkání by měla být neformální a mimo pracovní dobu. Firemní večírek by však měl být jakýmsi zlatým hřebem - poděkováním za spolupráci v předešlém roce a „lákadlem“ pro další partnerství. Pozvěte proto především nejvýznamnější zákazníky, tj. s největším objemem zakázek (tržeb). Dále by neměli chybět referenční klienti - tedy ti, kterými se můžete pochlubit při získávání nových zakázek, nezávisle na skutečném objemu práce pro ně. Nezapomeňte ani na „nadějné“ klienty - tj. ty, které ještě nemáte pro příští rok jisté, ale rádi byste na ně udělali pozitivní dojem. Vedle klientů je dobré zvát také obchodní partnery, se kterými jste spokojeni. Například vaše dodavatele surovin, součástek, služeb, ale i vaše „podřízené“ jako obchodní zástupce, franchizingové partnery apod. Nejde jen o posílení dojmu úspěšné společné spolupráce a jednoty zájmů. Večírek by měl přispět k utužení vztahů tak, aby tito partneři i nadále spolupracovali s vámi a ne s vaší konkurencí. Má tedy smysl zvát takové dodavatele a partnery, jejichž ztráta by pro vás byla nepříjemná. Pokud naopak víte, že dodavatel či partner nemá lepší možnost než spolupráci s vámi, měl by večírkem spíše děkovat on vám než vy jemu. Zástupce médií doporučujeme zvát na váš večírek pouze cíleně (adresně), tj. prostřednictvím osobních pozvánek. Pokud konání akce oznámíte hromadně (například přes ČTK), hrozí vám přítomnost různých „vyžírků“, jejichž praktický přínos pro vaši firmu je nulový. Zvěte pouze novináře, kteří se věnují oboru vaší působnosti a se kterými jste již spolupracovali nebo hodláte spolupracovat. KONEC ROKU NENÍ NUTNOSTÍ Firemní večírek by měl být „výroční“ akcí, konanou zpravidla jednou ročně jako poděkování za dosavadní spolupráci a jako motivace pro její pokračování. Nejčastějšími termíny jeho pořádání jsou: * Konec kalendářního roku (Vánoce, Mikuláš): Přestože jde o jednoznačně nejčastější termín pořádání podobných akcí, není to jedinou možností ani povinností. Výhodou prosincového termínu je přirozeně přelomové období, kdy končí řada obchodních smluv a začínají nové. Čas přímo vybízí k bilancování, navíc je tato doba vnímána jako více sváteční a zklidňující (alespoň teoreticky). Při výběru konkrétního termínu byste ale měli zjistit, kolik dalších podobných večírků vaše hosty čeká. Například novináři jsou jimi před Vánocemi tak vytíženi, že váš večírek by mohl být jen jedním z mnoha - pak by se ho zúčastnili jen krátce, možná vůbec. Doporučujeme také zjistit termíny již oznámených večírků jiných firem, jejichž hosté se kryjí s vašimi. Nepsaným pravidlem je, že se dává přednost jak dříve oznámeným večírkům, tak večírkům „důležitějších“ firem. N evýhodou termínu na konci roku je vedle možné termínové kolize i možná zaneprázdněnost vašich hostů, kteří s blížícími se Vánocemi dávají přednost praktickému shánění dárků na poslední chvíli nebo domácímu úklidu. Argumentem pro dřívější termín je i váš zájem přesvědčit dosud ještě nerozhodnuté klienty o obnově či prodloužení smlouvy co nejdříve. Pokud uspořádáte večírek až 15. prosince, těžko už zapůsobíte na klienty, kteří se 7. prosince už definitivně rozhodli, že s vámi smlouvu pro další rok neprodlouží. * Vítání jara nebo léta: Období od dubna do června je nejen méně nabité termíny ostatních akcí, ale působí také (většinou) přirozeně pozitivně díky dobrému počasí, očekávání dovolené apod. Obrovskou výhodou je možnost pořádání večírků pod širým nebem - na zahrádkách, parnících apod. * Setkání před obnovou smluv: Hodí se tehdy, jestliže se „obchodní rok“ u vaší firmy nekryje s kalendářním rokem. Pokud máte různé skupiny klientů s různě dlouhými smlouvami, lze pořádat večírky průběžně během roku, vždy právě pro tu skupinu, se kterou chcete posílit vztahy. * V nejslabších obdobích roku: Vaše akce nezapadne mezi mnoha dalšími, hosté v této nudnější době uvítají jakékoliv rozptýlení. Ideální je zejména září až listopad (počasí se zhoršuje a „není co dělat“, po dovolené mají lidé méně peněz, a proto se rádi nechají někam pozvat). A nebo leden až březen (kromě několika plesů a výletů na hory není jiný program, je zima, mají méně peněz po Vánocích). V e všech případech si zjistěte nejen termíny konkurenčních akcí, ale také další možné překážky pro účast vašich hostů - například finále mistrovství světa nebo Česko hledá Superstar. OŽIVTE VŠEDNÍ DEN, S VÍKENDY OPATRNĚ
N aprostá většina firemních večírků se koná ve všední dny (kromě pátku). Proč? Přes snahu o neformálnost jde stále přece jen o pracovní záležitost. N a víkend mají lidé svůj rodinný program a nechtějí si nechat zasahovat do soukromí. Při výběru konkrétního všedního dne si zkuste zjistit obvyklý týdenní program vašich hostů, pokud má nějaké společné znaky. Pokud mívají vaši hosté nejvíce práce například ve čtvrtek, nezvěte je ani ve středu večer (brzy by odešli), ani ve čtvrtek večer (nepřišli by, nebo by se nebavili). Jestliže přesto neodoláte pokušení uspořádat akci na celý den nebo dokonce celý víkend, předem prozkoumejte, kolik pozvaných se skutečně zúčastní. Výhodou takové dlouhodobější akce je větší prostor na oficiální i neformální program. Hosté se mohou dostat z každodenního stereotypu a mohou s sebou vzít „zdarma“ icelou rodinu, čímž podvědomě posílíte pozici vaší firmy jak u samotného hosta, tak u jeho rodiny. Mezi hlavní nevýhody však patří větší časová náročnost (jen část hostů bude chtít obětovat celý den nebo dokonce víkend). Pro vás jako pořadatele jsou zde pak výrazně větší nároky jak finanční (zajistit ubytování, dopravu apod.), tak i organizační (program na celý den, hrozí riziko ponorkové nemoci a větší závislosti na počasí). Zůstaňme však u klasického večírku ve všední den. Kdy s ním začít? Doporučujeme od 18 nebo 19 hodin. Počítejte s tím, že hosté stejně přijdou trochu později, tj. raději uveďte včasnější začátek a neprozrazujte, že skutečné zahájení vlastního programu si necháte třeba až na 20. hodinu. Svou roli hraje i přirozená lidská lenost: pokud mají jít na večírek „až v osm večer“, tak jdou předtím buď domů (kde se mohou „rozespat“), nebo posedět s kamarády jinam (a už se jim nebude chtít měnit místo).
ZÁKLADEM JE SAMOSTATNÝ PROSTOR
Velké firmy mívají dost peněz nejen na kompletní pronájem velkých prostor, ale často i na zadání celé organizace akce specializované společnosti. Menší firmy si vše musí zařídit samy. Jaké hlavní zásady by při výběru místa měly dodržovat?
* Prostor mimo firmu a běžné místo pracovních schůzek. Pokud nemáte dobrý důvod pro pořádání akce v prostorách firmy (například otevření nového provozu, prodejny apod.), vyberte místo, které zdůrazní výjimečnost celého večírku. Pokud tedy s klientem chodíte na osobní jednání 5x ročně do stejné restaurace, je vhodné připravit jim na výroční akci nějakou změnu.
* Oddělený prostor pro více lidí, zaručující ticho i decentnost. Nemusíte si vždy nutně zamluvit třeba celou restauraci, stačí salonek. Dbejte však na diskrétnost a bezpečnost vaši i vašich hostů. V opačném případě budete muset překřikovat hluk z okolní místnosti, dávat pozor na vaše věci, navíc hrozí promísení s běžnými hosty podniku.
* Dobře dopravně dostupné místo. Nemusí být nutně v centru města nebo (v Praze) u metra, ale mělo by být v dosahu městské hromadné dopravy. V opačném případě je vhodné už na pozvánky napsat, že zájemcům zaplatíte taxík na cestu zpět.
* Kvalita celého podniku. Není nutností vybrat si luxusní restauraci. Daleko více než „oficiální“ zařazení podniku je jeho skutečná úroveň. Tu poznáte z referencí vašich známých, nebo ze zkušební osobní návštěvy. N eměli byste vybrat podnik s neochotnou a nepříjemnou obsluhou, s nekvalitními jídly a nápoji či s odpuzujícími hygienickými zařízeními.
* Místo si zamluvte včas. Zvláště v prosinci bývají zajímavá večírková místa zamluvena už dlouho dopředu. Dbejte zároveň na to, že pozvánku byste neměli rozesílat dříve ani později než zhruba 14 dnů před termínem akce. V pozvánce požádejte o předběžné potvrzení účasti, počítejte však, že nakonec přijde lidí o něco méně. Výše zmíněné zásady jsou základem, tj. naprostou nutností, aby váš večírek neskončil fiaskem. Pokud však skutečně chcete, aby se právě na váš večírek dlouho vzpomínalo, měli byste se odlišit od šedi ostatních . Ne
znamená to nutně zavrhnout akce v restauracích, přestože je to jednoznačně nejčastější místo takových akcí. Vymyslete něco, čím se zrovna váš večírek bude lišit - ať už výběrem místa (viz rámeček) , nebo programu (podrobněji v příštím Profitu) .
ŠKATULAT A, HEJBEJTE SE!
Prostory večírku je vhodné mírně „vyzdobit“ firemními logy, barvami apod. Nejde o formalitu. Praktickým důvodem je podvědomé působení na hosty večírku, kteří budou mít neustále na očích firmu, která je na tento povedený večírek pozvala. Zejména u akcí menších společností se často zapomíná na požadavek dostatečné pohybové volnosti pro hosty. Ve snaze nikoho neurazit (posazením k odlehlému stolku pro čtyři lidi) pak organizátoři nutí všechny hosty mačkat se u jednoho obrovského stolu. Pokud od stolu mohou kdykoliv bez problémů odejít, je vše v pořádku. Jestliže však při každém odchodu na toaletu musí přecházet přes dalších 10 hostů, je to velice nepříjemné. Myslete také na přirozenou potřebu hostů vzájemně si přesedávat a střídat partnery hovoru v průběhu večera.
