Při zavádění informačního systému často dochází k průtahům a překročení rozpočtu. Podle ředitele společnosti Exact Software Václava Urbana bývá častou příčinou příliš velký vliv zaměstnanců na průběh implementace.
Autor: Jakub Stadler
Mnoho firem má za sebou špatné zkušenosti se zaváděním nového informačního systému, například kvůli překročení původního rozpočtu nebo nesplnění očekávání. Vznikají podle vás problémy už při zadání projektů?
Firmy jsou po vlnách nepovedených projektů v devadesátých letech zkušenější, zadání jsou velmi sofistikovaná a často vypracovaná poradní externí firmou. Podle našich zkušeností bývá problémem spíš to, že uživatelé ve společnosti mají příliš velký vliv na průběh implementace nového informačního systému a jsou jejími „nepřáteli“. Každý uživatel má svoje návyky, je zvyklý na svoje ikony a snaží se tyto zvyklosti otisknout i do nového systému. Tím se ale ztrácejí jeho efekty a přínosy.
Co byste vedení firmy doporučoval, aby se problémům s průtahy v implementaci informačního systému vyhnulo?
Osmdesát procent firemních činností, jako je likvidace faktur, vyskladňování, výroba nebo odvody DPH, je prakticky stejných. Každý software je řeší kosmeticky jinak, ale výsledek musí být stejný, protože to požaduje legislativa. Proto doporučujeme neztrácet energii na těchto věcech a místo toho se zaměřit na specifické oblasti, které pro firmu znamenají konkurenční výhodu.
V čem spočívá oněch dvacet procent „navíc“, jimž by se firma měla věnovat se zvláštním důrazem?
My se vždy snažíme setkat s vedením firmy, abychom získali obrázek o jejím fungování. Ptáme se jich, jak vedení pozná, že firma funguje, podle jakých ukazatelů fungování měří. Tomu je potřeba přizpůsobit sběr a zpracování dat ve firmě. Zejména budoucí zakázky jsou důležitým kritériem, aby manažer věděl, ne kolik vyfakturoval, ale kolik ho čeká v budoucnu. Tím se firmy zabývají stále málo. Naše aplikace Synergy dokáže monitorovat příležitosti. Je v ní například modul, který umožňuje velmi detailně sledovat, v jakých stádiích a pravděpodobnostech jsou budoucí příležitosti a projekty.
Bývá problém přesvědčit vedení firmy, aby se k implementaci nového informačního systému přistupovalo tímto způsobem?
Problém je v tom, že data pro sledování budoucích příležitostí se nenarodí sama. My jsme schopni přinést technologii a metodologii, ale potom už to vyžaduje disciplínu při sběru dat. Problém není v tom, že by to management nechápal. Vždycky po první prezentaci nastane velké nadšení. Když se ale dostaneme k tomu, jak bude proces komplikovaný, často slyšíme odpovědi jako „ale já zaměstnance nedonutím, aby data správně zadávali“. Uživatelé to berou jako práci navíc. Proto se snažíme systém implementovat tak, aby člověk, který v něm pracuje, po sobě zanechával stopu v podobě dat.
Jak má vedení firmy zaměstnance motivovat, aby je do implementace vtáhlo?
Radíme například, že musí fungovat jasný dopad na peněženku uživatele, to je ideální motivace. Jednoduchý příklad – když si někdo do systému nezadá dovolenou, nedostane ji. Pokud někdo chce vložit účtenku na nákup, musí to udělat správným způsobem. Když to neudělá, peníze se mu nevrátí. Tím se zvýší využívanost systému. Snažíme se také najít „sexy“ témata, která mají na uživatele přímý efekt například v tom, že jim ušetří práci.
